من طرف ـ تعريف ودور المحاسبة
أ- نظرة عامة
إن القيد المنهجي لكافة العمليات الإقتصادية من توظيف وتمويل واستثمار وتحديد النتيجة يساعد المشروع على:
معرفة وضعيته ومتابعة التطور
تحليل استثماره وقياسه وتوقع النتائج وهذا يعني اتخاذ قرارات إدارية بشكل عقلاني تساعده على بلوغ الأهداف المحددة .
لقد وجدت المحاسبة لإعلام:
المنظم نفسه ومختلف المسؤولين الداخلين في المشروع والعاملين فيه، فهي آداة مساعدة في اتخاذ القرار.
الاغيار الذين يتعامل معهم المشروع (موردون، مصارف، زبائن،دولة...) فهي عندئذ آداة إنتاج بفضل أصول ونظم المراجعة التي تتضمن سلامتها.
العامة نفسها، أقله بالنسبة للمشاريع الكبرى التي تسعى في تمويل مشاريعها إلى توسل الادخار العام، فهي عندئذ آداة تؤمن المقارنة والفهم.
إن المحاسبة تساعد على تنظيم وضعية المشروع في نهاية الفترة المحددة (دورة محاسبية) انطلاقا من وضعية بداية دورة معينة (ميزانية الافتتاح) وذلك بإثبات مختلف العمليات التي جرت وبتجميعها في نظام محدد.
ب ـ تعريف التصميم المحاسبي اللبناني
المحاسبة نظام لتنسيق المعلومات المالية المتعلقة بوحدة اقتصادية تدعى "المؤسســـة" وهي تتناول ضبط المعطيات الأساسية بصورة رقمية وتسجيلها وتبويبها و تقديمها، بعد المعالجة اللازمة، كمجموعة متناسقة من المعلومات على بيانات مالية تمكن دوريا من إعطاء صورة أمينة من نتائج العمليات المسجلة وعن صافي حقوق المؤسسة ومركزها المالي.
ج - مبادئ المحاسبة:
١- مبدأ القيمة الاسمية
يقضي مبدأ القيمة الاسمية في المحاسبة بتسجيل الأموال وفقا لقاعدة التكلفة
التاريخية . وتقيد هذه الأموال إما بسعر تكلفة الحصول عليها أو بسعر تكلفة
إنتاجها. ٢- مبدأ استقلالية الدورات
يقضي مبدأ استقلالية الدورات المالية بتضمين كل دورة ما يعود لها فقط من
واردات وأعباء . ٣- مبدأ الثبات
يرمي مبدأ الثبات في استخدام أساليب التقييم وقواعد تنظيم البيانات المالية إلى
توفير إمكانية مقارنة المعلومات من دورة مالية إلى أخرى. ٤- مبدأ الحيطة والحذر
يقضي مبدأ الحيطة والحذر بإجراء تقييم معتدل للوقائع تجنبا لمحاذير تحميل
المؤسسة في المستقبل أعباء مخاطر حالية.
٥- مبدأ استمرارية الاستثمار
يقضي مبدأ استمرارية الاستثمار بتقييم الموجودات على أساس الافتراض أن
حجم نشاط المؤسسة سيحافظ على مستواه دون نقص يذكر في المستقبل المنظور.
٦- مبدأ المعلومة المالية المفيدة
يجب أن تكون المعلومات المالية مفيدة لاتخاذ القرارات من مختلف مستعملي
المحاسبة كما يجب أن تظهر بوضوح في البيانات المالية كافة الوقائع التي ترتدي أهمية
نسبية في المؤسسة.
د- أنواع المحاسبة:
المحاسبة العامة – المحاسبة التحليلية ودراسة الكلفة – المحاسبة التقديرية – محاسبة الشركات .......
أولا: المحاسبة العامة
تهدف إلى تسجيل كافة العمليات التي تتعلق بذمة المشروع وهي تساعد على:
استخلاص النتيجة في نهاية الدورة أو في نهاية أية فترة أخرى .
أداء الوضعية المحاسبية لعناصر الأصول والخصوم في نهاية الدورة أو في نهاية أية فترة أخرى .
ثانيا: المحاسبة التحليلية
المحاسبة التحليلية هي طريقة في معالجة معطيات تنطوي أهدافها الأساسية على ما يلي:
معرفة تكاليف مختلف الوظائف التي يقوم بها المشروع .
تحديد أسس التقييم لبعض عناصر ميزانية المشروع .
شرح النتائج باحتساب تكاليف المنتجات ( من أرزاق وخدمات ) لمقارنتها مع أسعار البيع الملائمة.
ه- أهداف المحاسبة:
المساعدة على حصر إيرادات ونفقات المؤسسة لمعرفة نتيجتها
تصدير المركز المالي لكل مشروع: أي دراسة الحلة المالية
اتخاذ قرارات من جانب الإدارة لتعديل شروط الاستثمار أو العمليات ( الشراء والإنتاج والبيع ...) في حال إظهار المحاسبة نتائج معينة سواء كانت ايجابية أو سلبية.
و- دفاتر المحاسبة
دفاتر المحاسبة المستعملة في المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم:
1 ـ دفتر اليومية: وهو دفتر له شكل وتسطير معين ومحدد يتم تسجيل كل العمليات المالية التي تحصل يومياً في المؤسسة حسب تسلسلها الرقمي لحظة بلحظة.
2 ـ دفتر الأستاذ: وهو دفتر يتم فيه فتح حساب لكل عنصر من عناصر الإيرادات والنفقات وعناصر الزبائن والموردين فرداً فرداً وأيضاً حسابات لكل الموجودات داخل المؤسسة والمطلوبات أيضا.
3 ـ دفتر الصندوق (يومية الصندوق) وهو دفتر يتم فيه عادة تسجيل العمليات المالية من مقبوضات ومدفوعات نقدية التي تقوم بها المؤسسة ويكون بعدة أشكال حسب حجم المشروع.
ملاحظة: كلما كان حجم المشروع كبيراً فانه يمكن استعمال دفاتر ومستندات محاسبية بشكل مفصل مثل دفتر للموردين ـ دفتر للزبائن ـ يومية للمبيعات ـ يومية للمشتريات... الخ.
٢- النظام المالي والدورة المالية
١- يجب على التعاونية ان تقوم بتحديد السياسة المحاسبية والمالية التي تتوخى تطبيقها والتي تتناسب مع أعمالها،
أ) هنالك السياسة المحاسبية النقدية و التراكمية
تقوم السياسة المحاسبة النقدية على التسجيل في الدفاتر المحاسبة الاموال التي تدخل إلى التعاونية والاموال المصروفة دون الاخذ بعين الاعتبار الاموال التي يمكن ان ترد او تصرف. تعتمد هذه السياسة المحاسبية عندما يكون الإيرادات غير مؤكد تحقيقها وبالتالي يتم الصرف أو الالتزام بالصرف ضمن الايراد المحققة فقط:
مثلاً: اتباع المحاسبة النقدية للبرامج والمشاريع الممولة يشكل مساعدات حيث تسجل في القيود المبالغ التي تقبضها التعاونية فعلياً ولا تقيد المبالغ التي سوف تقبضها حتى ولو كان العقد الموقع ينص على ذلك. فإذا كان العقد الموقع يتضمن مساعدة مالية لتنفيذ مشروع معين قدرها 2000 دولار أميركي تدفع على 5 أقساط 3 منها خلال السنة المالية الحالية واثنان في السنة المقبلة، يتمّ تسجيل المبالغ عند قبضها من التعاونية ولا تسجل الأرصدة المتبقية للقبض، كما أن التعاونية لا تقوم بتسجيل الالتزامات التي تقوم بها في تنفيذ هذا النشاط بل تقيد المدفوعات التي تقوم بها وذلك بغية تسهيل التقارير المالية للجهة الواهبة، وبالتالي عند وضع الميزانية تتبين المبالغ المقبوضة والمدفوعة فعلياً من قبل التعاونية والرصيد المتبقي الموجود لتنفيذ هذا النشاط. إعتماد هذه السياسة يجنب التعاونية صرف اموال تفوق المبالغ المقبوضة.
السياسة المحاسبة التراكمية وتقوم على تسجيل كافة الايرادات المحققة دون الاخذ بعين الاعتبار المقبوضة منها كما وانه تم تسجيل في الدفاتر المحاسبة كافة الالتزامات المتوجبة على التعاونية. وتعتمد هذه السياسة لمحاسبة التعاونية الخاصة وذلك لابراز المداخيل والمصاريف الحقيقية حتى ولو تم صرفها في السنة التالية وبالتالي تسجل في السنة المالية التي تحققت فيها. ٢- بعد تحديد السياسات المحاسبية والمالية يجب على التعاونية اتباعها وعدم تعديلها الاّ لأسباب موجبة واضطرارية وعند وضع حساب الميزانية السنوية يجب الإعلان عن التعديل وذكر اسبابه ومدى انعكاسه على ابراز الوضعية المالية للمؤسسة.
٣- من الأفضل أن تقوم التعاونية بكافة المدفوعات بموجب شيكات مصرفية وعدم استعمال النقد الاّ لتسديد النثريات والمدفوعات الصغيرة وذلك لغاية المبلغ المحدد في نظامها الداخلي.
٤- على التعاونية ان تقوم بتحديد نسب الاستهلاكات السنوية وكيفية تطبيقها مع مراعاة القوانين الصادرة في هذا الشأن علما ان قيمة الاستهلاك تدخل ضمن تكاليف الانتاج وهي من المصاريف الثابتة للتعاونية.
5 - على التعاونية ان تكوّن احتياطاً لتسوية تعويضات نهاية الخدمة للموظفين الخاضعين للضمان الاجتماعي وتكوين احتياط آخر لتعويض الموظفين غير الخاضعين للضمان الاجتماعي وفقاً لأحكام قانون العمل
تبدأ الدورة المالية بوضع الموازنة العامة تبدأ الدورة المالية بوضع الموازنة العامة والموازنات الفرعية بعد اخذ موافقة الجمعية العمومية عليها (توضع الموازنة وفقاً لأسس علمية كما هو مبين لاحقاً في هذا الدليل راجع الموازنة وتحضيرها )
ومن ثم تقوم التعاونية بالعمليات المالية التالية:
ب- الواردات والهبات والتبرعات وتقسم إلى قسمين:
١- النقدية: وهي ترد إلى التعاونية نقداً أو بموجب شك مصرفي أو بموجب تحويل مباشر إلى الحساب المصرفي، تقوم التعاونية بإصدار إيصال رسمي (نموذج مرفق) بالمبلغ يوضح اسم الجهة الواهبة والمبلغ والغرض من المساعدة. يوقع أمين الصندوق الإيصال ويتم إعطاؤه أو ارساله إلى الجهة المتبرعة. يوضع المبلغ كاملاً في الحساب المصرفي المحدد له لقاء اشعار قيد من البنك ويتم ارساله الى دائرة المحاسبة لتسجيل العملية في القيود المحاسبية.
٢- العينية: يتمّ استلام الهبات العينية من قبل أمين المستودع بحيث ينظم إذن استلام يفصّل فيه نوع وكمية كل صنف ومدة الصلاحية في حال وجودها وتاريخ الاستلام ممهوراً بتوقيعه. يحوّل إذن الاستلام إلى القسم المختص حيث يتم تقييم الهبة مالياً وتحويله إلى دائرة المحاسبة حيث يتم تسجيلها في القيود بالمبلغ المحدد ويتم إرسال كتاب استلام وشكر إلى الجهة الواهبة ومرفق بأذن الاستلام. يقوم أمين المستودع بتسجيل الاصناف الواردة في أذن الاستلام على بطاقات المستودع الخاصة مع ذكر مصدر الهبة.
ج- المشتريات والاستلام:
على التعاونية أن تحدد سياسة عامة للمشتريات يمكن أن تتضمن هذه السياسة شروطاً خاصة او استثناءات في بعض الحالات سيرد لاحقاً فصل خاص بعمليات الشراء واجراءات الاستلام والتسليم
د-المدفوعات:
تتنوع المدفوعات في التعاونية ويمكن تقسيمها الى نوعين:
١- مدفوعات لأشخاص لقاء اعمال قاموا بها بناءً لطلب التعاونية وتتم وفقاً لما يلي
يقوم كل قسم بالاعلان عن حاجته الى خدمة معينة ويقترح الشخص المناسب للقيام بها والاعتمادات الموضوعة لها وبعد أخذ موافقة الادارة العامة يتمّ توقيع عقد استصناع يحدد المهمة والفترة الزمنية وبدل الاتعاب وكيفية تسديدها. ترسل نسخة الى دائرة المحاسبة لأخذ العلم وتنزيل المبلغ من الاعتمادات المرصدة. وعند الاستحقاق يقوم رئيس كل قسم بارسال طلب تحضير شك الى دائرة المحاسبة التي تقوم بتحضيره مرفقاً بأمر الدفع (نموذج ملحق) وترسل الملف الى مفوضي التوقيع، بعدها يتم ارسال الشك وامر الدفع الى امين الصندوق بعد تسجيل العملية في القيود المحاسبية، عند استلام الشك يوقع المستفيد على امر الدفع ويذكر التاريخ، يرسل امين الصندوق الملف كاملاً الى القسم المختص لأخذ العلم ووضعه في المحفوظات.
٢- مدفوعات لمؤسسات واشخاص لقاء فاتورة:
عند انتهاء عملية الشراء واصدار امر الشراء ترسل نسخة الى دائرة المحاسبة لحجز المبلغ وتنزيله من الموازنة الموضوعة. عند استلام البضاعة موضوع الفاتورة يوقع امين المستودع او الجهة المستلمة اذن الاستلام ويرسل الملف الى دائرة المحاسبة متضمنا:
عروض الأسعار: في حال وجودها
أمر الشراء: الصادر عن الجهة المخولة في ذلك
فاتورة رسمية: تحمل اسم التاجر أو المتعهد وعنوانه بالتفصيل والمواد والأصناف المشتراة وكمياتها والسعر الأفرادي والسعر الإجمالي ومجموع الفاتورة رقماً وتنقيطاً وطابعاً مالياً وختم التاجر وتوقيعه
اذن الاستلام: الموقع من أمين المستودع أو الجهة التي سلمت أليها المواد
طلب تحضير شك
بعد توفر المستندات تقوم دائرة المحاسبة بالتدقيق بكامل الملف وتحضير شك بقيمة الفاتورة من الحساب المصرفي المخصص وتحضير أمر الدفع وإرساله إلى المفوضين بالتوقيع. بعد التوقيع تقوم دائرة المحاسبة بتسجيل العملية في الحساب الخاص وإرسال الشك وأمر الدفع إلى أمين الصندوق، وبعد اعلام القسم المختص يتم الدفع الى التاجر مباشرة ويوقع على أمر الدفع ويصدر إيصالاً رسمياً بالمبلغ
ه- تسليم المواد:
يقوم رئيس القسم أو الفرع بإصدار أذن تسليم يوضح الجهة المستلمة والأصناف وكمياتها وتاريخ التسليم ويرسله إلى أمين المستودع حيث يقوم بتوضيب المواد والأصناف وفقاً لأذن التسليم وإعلام رئيس القسم بالانتهاء من التوضيب، يسلم أمين المستودع الجهة المحددة وبعد التدقيق بالأصناف والكميات مع أذن التسليم المعدّ حيث يوقع المستلم وأمين المستودع ويدون تاريخ التسليم
.يرسل أمين المستودع أذن التسليم الموقع إلى القسم المختص حيث يقوم بتقييمه مالياً ومن ثم إرساله إلى دائرة المحاسبة لتسجيله في القيود والحسابات الخاصة.
و- الميزانية العمومية وحساب النتيجة:
عند انتهاء السنة المالية تقوم التعاونية بتوقيف الحسابات بتاريخ 31 كانون الأول ووضع الميزانية العمومية بتاريخ 31 كانون الأول وحساب النتيجة عن السنة المالية المنصرمة (مرفق لاحقاً كيفية تحضير الميزانية وتوابعها)
تقوم التعاونية بمقارنة الميزانية العمومية مع الموازنة العامة الموضوعة في أول السنة وترفع إلى الجمعية العمومية للموافقة عليها وإبراء ذمة الهيئة الإدارية والمدير العام.
٣- الموازنات
أ- تعريف الموازنة:
الموازنة هي الترجمة العددية لخطة العمل الموضوعة من قبل ادارة التعاونية لتنفيذها خلال فترة زمنية محددة.
- الترجمة العددية تأخذ شكلين: ترجمة عددية إدارية واخرى مالية.
الترجمة العددية الإدارية: هي ترجمة اهداف التعاونية بالارقام والاعداد؛
الترجمة العددية المالية: هي ترجمة مالية لاهداف وخطة عمل التعاونية وبالتالي تقييم مالي للموازنة الإدارية.
تتضمن الموازنة المالية موازنة التشغيل والمصاريف التي ستنتج عن تنفيذ المشاريع وترقُّباً للمداخيل لتغطية هذه المصاريف والمداخيل والمصارفات المتوقعة للبرامج والانشطة بالاضافة الى جدول تدفق السيولة.
أما خطة العمل: فتتضمن تفصيلاً كاملاً لكافة النشاطات والمشاريع والأعمال المحددة التي تنوي التعاونية القيام بها. لذلك تقوم إدارة التعاونية بوضع جدول مفصّل للمشاريع والأعمال التي تنوي القيام بها يتضمن إحتياجاتها لكل من البنود التالية:
١- الطاقة البشرية والخبرات، عدد الإداريين، عدد التقنيين.
٢- المعدات والعدد والمواد المطلوبة.
٣- المصاريف الأخرى المتوجبة لحسن سير العمل.
٤- المصاريف الإستثمارية.
فترة زمنية محددة: يربط تنفيذ المشاريع والأعمال بفترة زمنية محددة وإجمالاً تكون فترة سنة وتسمى السنة المالية كما انه في بعض الحالات تمتد فترة التنفيذ لأكثر من سنة فتوضع موازنة للفترة الكاملة وموازنات سنوية متلاحقة. اما في بعض الحالات الاخرى فيتم وضع موازنة سنوية و موازنات فصلية او شهرية وذلك للاسباب التالية:
- التغيير المتلاحق والسريع في الاوضاع العامة المؤثرة على كلفة تنفيذ المشاريع.
- تنفيذ مشاريع قصيرة الامد.
- تنفيذ مشاريع جديدة.
ب- انـواع المـوازنـات:
تقوم الإدارة المالية في التعاونية بتحضير موازنة عمومية وموازنات فرعية.
- الموازنة العمومية: هي مجموع الموازنات الفرعية ضمن موازنة عامة شاملة للمؤسسة
تتولى الإدارة المالية تجميع موازنات المشاريع بالاضافة الى موازنة الإدارة العامة ضمن موازنة واحدة تسمى الموازنة العمومية.
- الموازنات الفرعية: تقوم التعاونية بوضع الموازنة وملحقاتها لكل فرع من فروعها او برنامج او مشروع او نشاط على حدى كما تضع موازنة منفصلة للمصاريف الإدارية. هذه الموزانات تدعى الموازنات الفرعية.
ج- تحضيــر الموازنــة:
يجب على كل تعاونية مهما كان حجمها او نشاطها القيام بتحضير موازنة سنوية توافق عليها الهيئة الادارية وترفعها الى الجمعية العمومية لنيل الموافقة. يمكن للهيئة الادارية تعديل الموازنة السنوية بعد تعليل الاسباب الموجبة على ان يتم اخذ موافقة الجمعية العمومية في اول جلسة لها.
يتضمن وضع الموازنة تحضير الجداول والكشوفات التالية:
كشف المداخيل والمصاريف المرتقبة.
جدول تدفق السيولة خلال الفترة الزمنية
كشف المداخيل والمصاريف المرتقبة:
تقوم ادارة التعاونية بوضع كشف بالمداخيل المرتقبة بنا على المشاريع التي تنفذها في حين يتم تقسيم المصاريف الى قسمين المصاريف الثابتة والمصاريف التشغيلية
المصاريف الثابتة هي المصاريف التي تتكبدها التعاونية حتى ولو لم يتم تنفيذ أي نشاط مثلاً:
الإيجارات السنوية للمركز.
الرواتب واجور العاملين الثابتين في التعاونية.
الاستهلاكات للابنية والمعدات.
اشتراكات الكهرباء- الماء- والهاتف.
رسوم المالية والبلدية على العقارات.
عقود الصيانة السنوية للمعدات.
المصاريف التشغيلية هي المصاريف المباشرة التي تنتج من جراء القيام بنشاط او تنفيذ مشروع أو النتاج حيث يكون هنالك مدخول يجب أن يفوق هذه المصاريف لتغطية المصاريف الثابتة.
الهامش التجاري: هو الفرق بين المدخول والمصاريف المباشرة
الهامش التجاري أو الربح غير الصافي = الإيرادات – المصاريف التشغيلية
تقوم التعاونية بوضع موازانات فرعية لكل مشروع وتقوم بتجميع هذه الموازنات الفرعية ضمن موازنة عمومية واخذه، فترفع إلى الجمعية العمومية للمصادقة عليها.
د-موازنة فرعية لانتاج التصنيع الزراعي:
تقوم التعاونية بتحديد كمية الإنتاج ويصار الى تحديد كلفة الانتاج التي تتضمن:
كلفة المواد الأولية.
كلفة التصنيع.
كلفة التعبئة والتوضيب.
ه-كلفة المواد الأولية تتضمن:
كلفة شراء المواد الأولية الصافي بعد تنزيل كافة الحسومات.
مصاريف نقل المواد الأولية.
السمسرة والعمولات.
و-كلفة التصنيع تتضمن:
كلفة اليد العاملة المباشرة.
كلفة الطاقة أي الكهرباء أو المحروقات.
ز-كلفة التعبئة والتوضيب تتضمن:
كلفة اليد العامة المباشرة.
كلفة العبوات والصناديق.
كلفة الملصق باسم المنتج.
ان مجموع هذه الكلف يشكل الكلفة المباشرة للإنتاج اما الكلفة غير المباشرة فيتم احتساب نسبة المصاريف الثابتة على عملية الإنتاج وتحدد هذه النسبة نظراً إلى حجم الإنتاج مقارنة مع حجم كافة المشاريع مثلاُ:
- المصاريف الثابتة للتعاونية يبلغ 1000
- اجمالي كلفة الإنتاجلبكافة المشاريع 15000
- كلفة انتاج زراعي معين 2000
تكون نسبة المصاريف غير المباشرة لهذا الانتاج 2000/10.000 = 20%
وبالتالي يكون مبلغ المصاريف غير المباشرة التي يتحملها هذا الانتاج مبلغ
1000x 20% = 200 يضاف الى كلفة الانتاج.
الهامش التجاري: الايرادات – كلفة الانتاج المباشرة
الربح الصافي: الهامش التجاري – كلفة المصاريف غير المباشرة
ح-المخزون
تقوم التعاونية بتقسيم المخزون الى عدة اقسام نظراً للنوعية ومن هذه الأقسام:
مخزون مواد اولية
محزون مواد مصانعة جاهزة
مخزون مواد قيد التصنيع
مخزون عبوات توضيب
يمكنلالتعاونية استخدام احدى الطرق التالية لتعقيم المخزون
١- الداخل اولا الخارج اولا FIFO First In First Out
وتقوم هذه الطريقة بتقيم المواد المسحوبة على التكلفة الأقدم
مثلاً: تم شراء 100 كلغ من السكر سعر 700 ل.ل. بتاريخ شباط
تم شراء 200 كلغ من السكر سعر 1000 ل.ل. بتاريخ ايار
حين تسحب كمية 150 كلغ من السكر بتاريخ حزيران
تكون التكلفة بين (100 x 700) + (50 x 1000) = 120.000
تعتمد هذه الطريقة لكن تكون قيمة المخزون الأقرب الى السوق.
٢- الداخل آخر الخارج اولا LIFO Last In First Out
تقوم هذه الطريقة بتقيم المواد المسحوبة بالتكلفة الأحدث
مثلا: المثل الوارد اعلاه
تكون كلفة 150 كلغ التالية: 150 x 1000 = 150.000
٣- متوسط التكلفة المرجح المتحرك Weighted Average
ويتم احتساب هذه التكلفة على النحو التالي:
قيمة المخزون الموجود + قيمة المواد الواردة
(كمية المخزون الموجودة + الكمية الواردة)
مثلاً: المثل الوارد أعلاه عند شراء الكلقة الثانية تصبح كلفة المخزون الافرادية على النحو التالي:
(70.000+200000) = 270.000= 900
100+ 200 300
وبالتالي كلفة المواد المسحوبة 150 x 900= 135.000
تعتمد هذه الطريقة في أغلب الأحيان نظراً الى سهولة تطبيقها وحيث تكون قيمة المخزون موحدة.
يجب على التعاونية أختيار احدى هذه الطرق وعدم تعديلها نظراً الى انعكاس ذلك على قيمة المخزون وبالتالي على حساب النتيجة.
يتوجب ربط ارقام الموازنة بمؤشرات عدة تؤثر مباشرة على الموازنة في حال تغيرها:
١- سعر صرف العملة مثال (تم احتساب الموازنة على سعر صرف الدولار الامريكي يساوي 1507.50 ليرة لبنانية).
٢- نسبة التضخم.
٣- بلد المنشأ للعدد والمعدات والمواد (صنع اوروبي او صيني او اميركي او محلي).
تتم مراقبة تنفيذ الأعمال بالمقارنة مع الموازنة الإدارية من ناحية بلوغ الأهداف المحددة وتتم مراقبة المصاريف من خلال الموازنة المالية الموضوعة.
يجب أن تلتزم الإدارة بالموازنة الموضوعة ولكن لا يجب أن تكون هذه الموازنة جامدة، لأن أي تغيير طارئ في الأوضاع والشروط والمؤشرات التي وضعت على اساسها الموازنة سيؤدي حتماً إلى تغيير في التخطيط وتعديل في الموازنات وإتخاذ القرار المناسب لمواجهة الأوضاع الجديدة.
ط- جدول تدفق السيولة:
يتضمن جدول تدفق السيولة حركة النقد في التعاونية (الداخل والخارج).
تقوم التعاونية بوضع جدول لتدفق السيولة بحيث يقسم الى قسمين: المقبوضات والمدفوعات. يتم تدوين كافة المقبوضات تفصيلياً في التواريخ المتوقع ورودها ويتم تدوين كافة المدفوعات والمصاريف بالتاريخ المتوقع استحقاقها.
يتم تجميع المقبوضات والمدفوعات من كل شهر وتبيان العجز او الفائض في السيولة خلال الشهر المذكور ويتم نقل هذا الرصيد الى الشهر التالي ويضاف او ينزل من السيولة خلال الشهر وهكذا دواليك.
بالاستناد الى هذا الجدول يمكن للمؤسسة ان تترقب فائضاً في السيولة والفترة الزمنية لهذا الفائض بحيث تقوم باستثماره خلالها او تتوقع حاجة الى السيولة في اشهر معينة وتتخذ الاجراءات مسبقاً لمواجهة العجز.
كما في الموازنات كذلك في جدول تدفق السيولة تقوم التعاونية بوضع جدول فرعي لكل قسم او فرع او نشاط وجدول عام للمؤسسة حيث تتمكن من اتخاذ قرارات مالية خلال فترات محددة سواء عبر الاستثمار للفائض او الاستدانة لتغطية العجز.
كما يمكن للمؤسسة ان تقوم بالتفاوض مع الجهات الواهبة لتعديل تواريخ ورود الاموال اليها او تقوم بتبديل خطة العمل بحيث تسرع او تبطىء التنفيذ.
ق-مقارنة بين جدول تدفق السيولة وحساب النتيجة:
نوع المدفوعات
جدول تدفق السيولة
حساب العجز او الفائض
مدفوعات لشراء اصول ثابتة
تحتسب
لا تحتسب
الاستهلاكات
لا تحتسب
تحتسب
الاحتياطيات على انواعها
لا تحتسب
تحتسب
السلف المدفوعة و/او تسديدها
تحتسب
لا تحتسب
ديون التعاونية و/او تسديدها
تحتسب
لا تحتسب
مصاريف برسم الدفع
لا تحتسب
تحتسب
مصاريف مدفوعة مسبقاً
تحتسب
لا تحتسب
٤- الميزانيات
١ - تعريف الميزانية
ان الميزانية هي البيان او الكشف الذي يستخرج من الدفاتر المنشأة في نهاية السنة المالية لبيان اصولها وخصومها والارصدة المدينة والدائنة ورصيد حساب الفائض او العجز في ذلك التاريخ.
الميزانية ليست حسابا يظهر بالدفاتر وانما هي كشف يعد في قائمة خارجية.
وفيما يلي بعض المبادئ المرتبطة بإعداد الميزانية:
في الاساس:
ثبات تقديم الميزانية على نسق واحد.
تقويم الاصول التي يتم الحصول عليها بقصد الاحتفاظ بها لاستخدامها (وليس بقصد بيعها او توزيعها) على اساس التكلفة التاريخية.
تقويم البضاعة على اساس سعر التكلفة او سعر السوق (اي منها اقل).
تقويم الذمم مع الاخذ بمبدأ الحيطة والحذر الذي يقضي باخذ الخسائر المحتملة في الاعتبار وتكوين مؤونة الديون المشكوك فيها.
في الشكل:
عنوان الميزانية
تعد الميزانية بقصد تصوير الوضع المالي الحقيقي للمؤسسة في تاريخ معين. ولهذا تعنون: (ميزانية) للمؤسسة الفلانية كما في 31 كانون الاول، ............
ب- بنود الميزانية:
تقسم الميزانية إلى قسمين أساسيين:
الاول: الاصول والارصدة المدينة
الثاني: الخصوم والارصدة الدائنة
ان ذكر الارصدة المدينة اوالدائنة في الميزانية هو للدلالة على شمولية الميزانية لارصدة حسابات المصاريف المدفوعة مسبقا والايرادات المستحقة
١-تقسم الاصول الى ثلاثة ابواب رئيسية هي التالية:
أ- الاصول الثابتة:
وهي الاصول التي تحصل عليها التعاونية بقصد الاحتفاظ بها لاستخدامها في العمل وليس بقصد بيعها او توزيعها.
ب-الاصول المتداولة:
وهي الاصول التي تحصل عليها التعاونية بقصد بيعها او توزيعها كأرصدة الذمم المدينة والنقد في الصندوق ولدى المصارف.
ويمكن تقسيم الاصول المتداولة الى قسمين رئيسيين:
اصول متداولة غير حاضرة ومثال على ذلك البضاعة والذمم واوراق القبض.
اصول متداولة حاضرة وتتمثل بالنقد في الصندوق او الاموال المودعة بالحساب الجاري في البنك.
ج- الاصول الوهمية والارصدة المدينة الاخرى:
وهي الارصدة المدينة التي تتمثل في المصروفات المدفوعة والايرادات المستحقة، ويفضل البعض ان يطلق عليها اسم "ارصدة مدينة اخرى".
٢-وتقسم الخصوم من حيث مدى تسديدها الى قسمين:
أ- خصوم ثابتة او طويلة الامد:
وهي الخصوم التي يكون لها صفة الاستمرار او الدوام لفترة طويلة من الزمن كما هو الحال بالنسبة لرأس المال اذا وجد وللقروض الطويلة الاجل والسندات والاحتياطات.
ب-خصوم متداولة:
وهي الخصوم التي تكون لها طبيعة مؤقتة مثل ارصدة الذمم الدائنة واوراق الدفع.
ترتب الاصول والخصوم وفقا لتاريخ تحقيقها او ايفائها لذلك يكون ترتيب ميزانية المؤسسات الصناعية مثلاً وفقا لصعوبة تحويل الاصول الى اموال نقدية وصعوبة ايفاء الخصوم في حين المصارف ترتب ميزانيتها بعكس المؤسسات الصناعية وذلك لاظهار مدى سلامة مركزها من حيث القدرة على ايفاء اصحاب الودائع.
ج-اعداد الميزانية:
عند اعداد الميزانية يجب تطبيق المبادئ التالية:
فصل واضح للاصول والخصوم.
تسمية الاقسام والبنود بشكل واضح يعبرعن مضمون البند.
عدم مقاصة الارصدة الدائنة والارصدة المدينة.
مقارنة الميزانية مع السنة السابقة.
وفي ما يلي بعض المبادئ الاساسية لاعداد الميزانية:
الميزانية يجب ان تكون مطابقة للحقيقة والواقع:
أي ان تكون البيان الامين لارصدة كافة الحسابات.
ان تكون مطابقة للنتائج الصادرة عن جرد مادي متقن لمختلف عناصر الذمة المالية للمشروع.
لا يدخل في اعدادها أية رؤية او نظرة تفاؤلية او تشاؤمية.
يجب ان تكون الميزانية دقيقة وواضحة
يجب ان تكون الميزانية كاملة
يجب ان تكون الميزانية على نسق واحد لكي تسهل مقارنتها بالسنوات السابقة
يجري إعداد الميزانية وفقاً للسياسة المحاسبية المحددة في مجال التعاونية وفي حال تغيير هذه السياسة يجب توضيح هذا التعديل والتأثير على إعداد الميزانية.
٥- الاستهلاكــــات
أ- تعريف الاستهلاك:
يمثل الاستهلاك القيمة الحسابية للخسارة او التناقص التي تلحق الاصول الثابتة بسبب استخدامها في الانتاج او بفعل مرور الزمن او التخلف العلمي، ومن المفترض ان تحتسب هذه الخسارة او النقص سنويا ضمن المصاريف التشغيلية.
ان الغاية من تكوين احتياطي الاستهلاك هي تمكين التعاونية في المستقبل من استبدال اصولها الثابتة المستهلكة وشراء اصول ثابتة جديدة تمكنها من الاستمرار في ممارسة عملها.
في المفهوم الاقتصادي ان الغاية من الاستهلاك هي تمكين التعاونية من استهلاك المصروف الرأسمالي الذي تكبدته في شراء الاصول الثابتة وعملا بهذه النظرية لا يمكن ان يتجاوز مخصص الاستهلاك الكلفة التاريخية للاصل أي الثمن الذي دفع عند الشراء.
ب-اسباب الاستهلاك:
١- الاستهلاك الناتج عن الاستعمال:
هو النقص الذي يلحق الاصل الثابت بسبب استخدامه في الانتاج.
٢- الاستهلاك الناتج عن القدم:
هو النقص الذي يلحق الاصل الثابت بسبب القدم وانخفاض انتاجيته نتيجة للتقدم العلمي وظهور اكتشافات جديدة.
3 – الاستهلاك الناتج عن مرور الزمن:
هو الاستهلاك الذي يتكون نتيجة عوامل خارجية لا علاقة لها بالاصل بحد ذاته. ويلحق هذا الاستهلاك الاصول الذي ينحصر حق الانتفاع بها بفترة معينة كحق الامتياز وحقوق الاختراع.
ج-الاصول التي يمكن استهلاكها:
لا يمكن اجراء الاستهلاك الا على الاصول الثابتة الموظفة من التعاونية والتي تنخفض قيمتها بفعل الاستعمال او مرور الزمن او التقادم، وهذا يعني ان الاصول التي لا تتعرض قيمتها للخفض غير قابلة للاستهلاك كما انه لا يمكن اجراء أي استهلاك على الاصول المتداولة.
بصورة عامة لا بد للاصل ان تجتمع فيه الشروط التالية حتى يمكن إستهلاكه:
ان تحتفظ به التعاونية اساسا لغاية ممارسة نشاطها وليس من اجل بيعه.
ان تكون قيمته عرضة للتدني بفعل الاستهلاك.
ان يشكل توظيفا رأسماليا في التعاونية.
النسب المئوية المحددة من قبل وزارة المالية في حدها الادنى والاقصى.
وفيما يلي بعض الامثلة عن النسب المئوية المطبقة وفقاً للجدولين المبينين في القرارين
422 –423 تاريخ 9/9/1981:
الحد الاقصى الحد الادني
أ- الابنية المعدة للسكن والمكاتب
2.5 %
2%
ب- الاثاث والمفروشات للمكاتب
9 %
7.5 %
ج- التجهيزات والديكور في المكاتب
20 %
15%
د- السيارات
15%
12%
هـ- المعدات الالكترونية والكهربائية
20 %
15%
٦- الشراء، استلام وتسليم السلع والخدمات
الشراء:
١- أهمية الشراء ومبادئه العامة:
الشراء من اهم الوظائف الادارية في التعاونية لأنه يؤمن لها ما تحتاجه من اللوازم والمواد والمعدات والعدد والتجهيزات وذلك حسب المواصفات المطلوبة وبأقل كلفة وفي اسرع وقت ممكن.
ويدخل ضمن هذه المعادلة عوامل اخرى منها السهولة في الدفع وكفالة اللوازم المشتراة مع توفر خدمات الصيانة ما بعد البيع وتوفر قطع الغيار بأسعار معقولة.
واما المبادىء الاساسية لعملية الشراء فأهمها:
تحديد المواصفات لما هو مطلوب (النوع، بلد المنشأ، المواصفات الفنية، الحجم، تاريخ ومكان التسليم، طريقة التوضيب والتشغيل) عبر اعداد دفتر شروط خاص بكل عملية شراء، وتجدر الاشارة الى انه كلما كان دفتر الشروط واضحاً ويتضمن مختلف التفاصيل المطلوبة كلما سهلت عملية الشراء.
توسيع نطاق المنافسة للحصول على الأفضل من ناحية السعر والجودة ومن ناحية النوعية، والسرعة في التسليم، الخ....
منع التدخلات الشخصية وتضارب المصالح الشخصية والعائلية في تحديد مصدر الشراء (المورد) مع فتح باب المنافسة للجميع.
توثيق عملية الشراء في مستندات تتضمن تفاصيل العملية قدر الامكان (طلب العروض، مقارنة الاسعار، طلب الشراء، الخ) كذلك لا بد من فصل عملية طلب العروض عن عملية البتّ فيها أي ان لا يقوم بهاتين العمليتين الأشخاص نفسهم حرصاً على ضمان الموضوعية والحيادية.
الفصل التام بين عملية الشراء وعمليتي الاستلام ودفع المستحقات للمورد بهدف ضمان الشفافية والموضوعية وعدم حصر كافة القرارات في شخص واحد.
طرق الشراء:
هناك طرق عدة تستخدم لشراء السلع والخدمات نذكر فيما يلي اهمها:
أ- الشراء المباشر:
حين تقوم الهيئة الأهلية بشراء السلع والخدمات مباشرة من السوق المحلي ومن دون المرور بأية اجراءات لمقارنة الاسعار او لإختيار الأنسب. ان ايجابيات هذه الطريقة السرعة والمرونة اما سلبياتها فهي انها لا تضمن اختيار الأفضل بالسعر الانسب ويمكن ان ترتكز على المعرفة والمصالح الشخصية ولا تؤمن الشفافية المطلوبة.
ب- المصدر الوحيد او عقد الاتفاق بالتراضي:
هناك بعض السلع او الخدمات التي لا يمكن الا لشخص معين او مؤسسة معينة ان تقدمها بسبب الحصرية المطلقة مثلاً (خدمات الهاتف الثابت) او الحصرية النسبية مثل الهاتف الخليوي حيث هناك شركتان تحتكران تقديم هذه الخدمة. وفي بعض الاحيان هناك سلعة لا يمكن شراؤها الاّ من الوكيل الحصري ومع ذلك يجب وضع دفتر شروط خاص بعمليات الشراء او تنظيم عقد اتفاق يشمل الشروط المطلوبة من المواصفات والمهل المحددة للتسليم وغير ذلك...
ايجابيات هذه الطريقة انه لا خيار لدى الهيئة الأهلية سوى الشراء من هذا المصدر اذا كان المطلوب لا يتوفر من مصادر اخرى. اما سلبياتها فهي ايضاً انها لا تضمن اختيار السعر الأنسب والنوعية لغياب عنصر المنافسة.
ج-استدراج عروض الاسعار:
تقوم الهيئة الأهلية بتحديد الاصناف المطلوبة ونوعيتها وكميتها وعناصر المفاضلة أي المعايير التي ستستخدم لتقييم عروض الاسعار وطريقة ومكان وتاريخ تسليمها وذلك عبر اعداد دفتر شروط خاص بحيث يتم الاتصال بمجموعة من المستوردين يطلب منهم تقديم عروضهم وتحديد السعر المطلوب للاصناف المطلوبة، ومن ثم تقوم اللجنة الخاصة في المؤسسة وبحضور العارضين بمقارنة عروض الاسعار واختيار الانسب منها.
ايجابيات هذه الطريقة انها تشجع المنافسة للحصول على الأفضل وتؤمن الشفافية في اختيار المورد خاصة حين يتم تبرير اختيار العرض الأفضل. اما سلبياتها فتتمثل بأن قسماً من اصحاب العلاقة قد لا يرغبون بتزويد الهيئة الأهلية بعروض اسعار اما لأنهم لا يثقون بنزاهة عملية المقارنة او لأنهم لا يرغبون باضاعة الوقت في تقديم عروض الاسعار. كذلك هناك صعوبة في مقارنة العروض اذا لم تكن المواصفات محددة بدقة واذا قدم كل عارض الصنف نفسه ولكن من مصدر تصنيع مختلف مثلا (كومبيوتر من ماركة معينة ولكن مصنّع في ماليزيا وليس في اليابان او عدد صنع رومانيا مقارنة مع نفس الصنف صنع المانيا).
د- المفاوضة المباشرة او التنزيل المئوي:
تقوم هذه الطريقة على تطوير طريقة استدراج العروض باضافة عامل المفاوضة للوصول الى الأفضل وذلك عبر فتح الباب للعارضين لتقديم حسومات وتسهيلات، فبعد ان يتم استقصاء الاسعار تضع التعاونية السعر الرائج للسلع المنوي شراؤها على ان يصار الى تقديم عروض من اصحاب العلاقة يبينون بموجبها النسبة المئوية التي يمكن تنزيلها على السعر المحدد من قبل الهيئة. ويعهد بالالتزام الى من قدم اكبر التنزيلات بأفضل الشروط.
ايجابيات هذه الطريقة انها تشجع المنافسة للحصول على الأفضل ولكن سلبياتها تتمثل في امكانية غياب النزاهة في التفاوض وتزويد احد العارضين بالمعلومات عن عروض الآخرين او اتفاق العارضين فيما بينهم. إضافة الى الوقت الذي تستهلكه والكلفة العالية لهذه الطريقة. بالاضافة الى الحساسية التي قد تعترض المتنافسين.
هـ- المناقصة بالظرف المختوم:
تقوم هذه الطريقة على الاعلان عن حاجة الهيئة الأهلية الى السلع والخدمات ومواصفاتها والطلب الى من يرغب بتقديم هذه السلع والخدمات ان يقوم بتقديم اسعاره بواسطة الظرف المختوم (مناقصة مفتوحة). بعد ذلك تقوم التعاونية وبحضور المشتركين بالمناقصة بفض العروض واجراء مقارنة لإختيار العرض الأفضل ولا يسمح العارضين بتعديل عروضهم بعد تقديم هذه العروض.
ايجابيات هذه الطريقة انها تشجع المنافسة ولكنها مكلفة وتستغرق وقتاً وجهداً وتتطلب خبرة في اعداد المواصفات للأصناف المطلوبة ودفاتر الشروط الخاصة بالمناقصة.
اما سلبياتها فتتركز علىالكلفة العالية لإستخدام هذه الطريقة، وفي بعض الاحيان قد لا يتقدم العارضون بالأسعار المناسبة او قد يتقدم العارضون بالأسعار المناسبة او قد يتخلفون عن تقديم العروض مما تضطر الهيئة الى الغاء المناقصة ومن ثم اعادتها مع ما يتطلب ذلك من وقت واكلاف اضافية.
وهناك نوع آخر من المناقصات وهي (المناقصة المحصورة) حيث يسمح فقط لعدد من الموردين الذين يتم اختيارهم اما بناء لخبرتهم وامكانياتهم لتقديم اللازم، او بعد اجراء تصنيف للموردين واعتماد مجموعة منهم للأشتراك في المناقصة المحصورة. وتتطبق كافة شروط المناقصة المفتوحة على المناقصة المحصورة.
اجراءات استلام السلع والخدمات:
لا يكفي ان تقوم التعاونية بتأمين شراء افضل السلع والخدمات وبأفضل الاسعار، بل يجب التأكد من ان هذه الاصناف قد تم استلامها بطريقة نظامية لضمان مطابقتها للمواصفات وكذلك التأكد من تخزينها بطريقة تحفظها وتمنع تلفها وكذلك عبر توثيق استلامها وتخزينها بطريقة نظامية قبل استخدامها.
وبالتالي تؤلف لجنة استلام قوامها ثلاثة اشخاص تشرف على السلع المشتراة في مراكز تخزينها بحيث انه اذا ثبت لهذه اللجنة مطابقة مواصفات وعدد وكمية السلع على الشروط المفروضة في دفتر الشروط الخاص، تضع هذه اللجنة محضراً بذلك وبالتالي يصبح بامكان الملتزم نقل السلع الى المكان الذي حدده دفتر الشروط كي يتم الاستلام النهائي من قبل لجنة الاستلام المذكورة وبعدها الى دفع المستحقات للملتزم وفقاً للأصول.
بعد الاستلام النهائي تفتح استمارات خاصة بالمشتريات من كافة انواعها بحيث يسجل على هذه الاستمارات الحركة التي تطال الاصناف مهما كانت هذه الحركات وتحفظ المستندات الاساسية التي على اساسها تم تحريك هذه الاصناف في ملف خاص يمكن الرجوع اليه عند الحاجة.
اجراءات تسليم السلع والخدمات
بهدف الحفاظ على الشفافية المالية والمساءلة على التعاونية ان تضمن تسليم السلع والخدمات لإستخدامها سواء من قبل العاملين في الهيئة او المستفيدين/الجمهور وبطريقة نظامية موثقة. وتعد اجراءات استلام وتسليم السلع والخدمات من اهم النقاط التي يتم التركيز عليها في اجراءات الرقابة المالية والادارية.
إن الوثائق القانونية التي تثبت تسليم السلع الى الجهات المختصة من محضر تسليم يبين بالتفصيل نوع السلعة مع العدد وتوقيع المسؤولين على الاستلام امر ضروري وواجب في سبيل تسهيل اجراء الرقابة المالية والادارية. إن الاستمارات المفتوحة لكافة السلع تسهّل الاطلاع على المراحل التي مرت بها هذه السلع من تاريخ الشراء وحتى آخر مرحلة. كما يجب تخصيص السلع المشتراة للمشاريع العائدة التعاونية او الادارة مما يسهل ادارة هذه المشاريع.
٧- المراجعة وتدقيق الحسابات
ان التدقيق هو المهمة التي توكل الى أحد الخبراء المحاسبين بغية القيام، بواسطة الاستقصاءات والفحوص التي يرتئيها، بمراقبة حسابات او جملة حسابات معينة في الميزانية او في حساب الاستثمار او في حساب الأرباح والخسائر، او بمراقبة أي نشاط محدد في الأقسام المحاسبية او حتى الأقسام الإدارية للمشروع".
ونستخلص من هذا التعريف بأن التدقيق هو مهمة: ذات طابع مادي.
ويفحص المدقق نقطة او نقاطاً محددة بدقة وينكب على تنقيطات وعمليات حسابية وهو يلاحظ ويتحقق ويعاين ويرفع بذلك تقريراً، غير انه لا ينتقد ولا يحلل ولا يقدر.
ان مهمة التدقيق لا يمكن تبديلها الاّ بموجب عقد كتابي واضح ومحدد بدقة للبنود المطلوب تدقيقها. ويتوج الخبراء عملهم عند إنهاء مهمتهم بتقرير يرفع الى الجهة المكلفة.
أ-التدقيق والمراجعة:
المراجعة والتدقيق هي عملية تحليلية وترتقي باتجاه عكسي للمحاسبة، فلتقدير صحة ودقة البيانات المالية يتوجب على المدقق "تحليل عناصر هذه البيانات والارتقاء حتى أصول العمليات التي تظهرها والبحث فيما اذا كان هذا التدوين صحيحاً ومطابقاً للقواعد المحددة".
ان تدقيق البيانات المالية تسمح للمدقق بالتعبير عن رأيه حول صحة هذه البيانات ويساهم هذا الرأي في تثبيت مصداقية البيانات المالية من حيث إظهارها الوضع المالي الحقيقي للمؤسسة او المشروع.
ب-مسؤولية البيانات المالية:
ان مسؤولية إعداد البيانات المالية تقع على عاتق إدارة التعاونية وتتضمن مسؤوليات هذه الأخيرة مسك السجلات المحاسبية وتعزيز العمليات المحاسبية بالأوراق الثبوتية وتأمين التدقيق الداخلي واختيار السياسات المحاسبية وتطبيقها والحفاظ على موجودات الوحدة في حين ان مسؤولية المدقق هي إبداء رأيه حول هذه البيانات ولا يحرر تدقيق البيانات المالية الإدارة من مسؤولياتها.
ج- نطاق التدقيق:
وضعت لجنة معايير التدقيق العالمية والهيئات المهنية والتشريعات والأنظمة اطار عام لتدقيق البيانات المالية إلا ان نطاق التدقيق، في اغلب الأحيان، يخضع لشروط تعيين المدقق ومتطلبات صياغة التقارير.
يشمل التدقيق كافة نواحي المؤسسة لكي يتمكن من ان يحدد إذا كانت المعلومات الواردة في السجلات المحاسبية والمصادر الأخرى كافية وموضع ثقة لاعتمادها أساساً لتحضير البيانات المالية.
الاطلاع على نظام التدقيق الداخلي والمحاسبي يساعد في التخطيط لعملية التدقيق والطريقة الفعالة لتنفيذها. ان فهم نظامي المحاسبة والتدقيق الداخلي مع تقييم الخطر الملازم يخولان المدقق تحديد مواقع الضعف والمخاطر والثغرات الممكن حدوثها والمؤثرة على صحة البيانات المالية.
ان الأدلة المتوفرة للمدقق مقنعة اكثر مما هي حاسمة. لذا يعتبر التوصل الى التأكيد المطلق نادراً في عمليات التدقيق.
ينفذ المدقق خلال تكوين رأيه حول البيانات المالية إجراءات متعددة للحصول على قناعة مقبولة بأن البيانات المالية تعكس "صورة مطابقة للواقع" وفقاً للمعايير العالمية المحاسبية. وبما ان طبيعة التدقيق اختبارية وبسبب الحدود الملازمة في التدقيق كما وفي أي نظام تدقيق داخلي، يبقى خطر لا مفر منه هو عدم اكتشاف خطأ مادي في التصريح.
يحدد المدقق الموافقة على صحة المعلومات وفقاً لما يلي:
مقارنة البيانات المالية مع السجلات المحاسبية ومصادر معلومات اخرى ليرى ان كانت تلخص العمليات والأحداث المدونة فيها بشكل صحيح.
اخذ التأكيدات التي تعطيها الإدارة في تحضير البيانات المالية بعين الاعتبار .
د-آداب المهنة:
خلال عملية التدقيق ووفقاً لمعايير التدقيق الدولية، على المدقق ان يخضع لإرشادات حول آداب المهنة الذي تنشره نقابة المدققين العالمية وهي:
النزاهة والموضوعية والاستقلال
على المدقق ان يكون عادلاً ولا يترك سبيلاً للتحيز او لتأثير الآخرين عليه فيطغى على موضوعيته. كما ينبغي ان يكون المدقق مستقلاً بالفعل والمظهر.
السرية:
ينبغي على المدقق، كما ورد في الفقرة 15 من الإرشادات حول آداب المهنة للمدققين المحترفين ان يحترم سرية المعلومات التي يحصل عليها خلال تأدية خدماته المهنية فلا يستعمل او يفشي ايا من تلك المعلومات من دون إذن صريح أو ملائم إلا في حال كان الإفصاح عنها واجباً أو حقاً مهنياً أو قانونياً.
الكفاءة المهنية:
على المدقق ان يمتنع عن تأدية أية خدمة ليس مؤهلاً لتأديتها إلا في حال حصل على الدعم والإرشاد اللذين يضمنان تأدية الخدمة بشكل مرض.
كما على المدقق ان يؤدي عمله بعناية وكفاءة واجتهاد ومن المفترض ان يثابر على اكتساب العلم والتقدم في مهنته فيقدم للعميل كفاءة في الخدمة، ترتكز على الإلمام في التطورات المهنية الحديثة والتشريعات والثقافات الجديدة.
ه- تخطيط عملية التدقيق:
على المدقق ان يضع خطة عمل ترتكز على معرفة عمل المؤسسة والحصول على أدلة ملائمة وكافية عبر اختبارات المراقبة والإجراءات الجوهرية التي تخوله التوصل إلى استنتاجات مقبولة يبنى عليها رأيه حول المعلومات المالية.
ويرمي التخطيط الى ما يلي:
الاطلاع بصورة كافية على عمل المؤسسة والأنظمة المحاسبية والمراقبة الداخلية.
تقييم المخاطر التي تضم خطر الخطأ الحسي في التصريح (الخطر الضمني او المتلازم).
وخطر عدم اكتشاف وتفادي الأخطاء الحسية في التصاريح من قبل المراقبة الداخلية في المؤسسة (خطر المراقبة).
وخطر عدم اكتشاف ما تبقى من أخطاء حسية في التصاريح من قبل المدقق (خطر الاكتشاف).
تحديد طبيعة إجراءات التدقيق التي ستنفذ وبرمجتها وتوقيتها وحدودها.
عندما يفوض المدقق عملا ما لمساعديه يبقى مسؤولا عن تكوين الرأي والتعبير عنه وعليه ان يدير بحذر عمل مساعديه ويشرف عليهم ويعيد النظر فيه.
و-التوثيق ووضع التقرير:
على المدقق التوثيق في المسائل الهامة واعداد ملف متكامل عن مهمته مع احترام تام لمعايير التدقيق الدولية. كما عليه وضع تقرير يعبر بوضوح وصراحة عن رأيه حول المعلومات المالية. ويشير الرأي الذي يخلو من أي استثناء الى مطابقة البيانات المالية مع الوضع الحقيقي للمؤسسة وعندما يكون رأي المدقق متحفظاً او معاكساً يجب ان يشير في تقريره بصورة واضحة الى الأسباب التي أدت الى هذا الرأي. ومدى انعكاسها على البيانات المالية.
٨- حساب النتيجة
أ-تعريف حساب النتيجة
ان حساب النتيجة هو الحساب التي تتجمع فيه جميع الايرادات والمصروفات لتبيان فائض الايرادات على المصروفات او زيادة المصروفات على الايرادات فاذا زادت الايرادات على المصروفات سميت هذه الزيادة "الارياح الصافية"
واذا زادت المصروفات على الايرادات سميت هذه الزيادة "الخسائر الصافية"
ويطلق المحاسبون في الولايات المتحدة الاميركية على هذا الحساب اسم "ق
أ- نظرة عامة
إن القيد المنهجي لكافة العمليات الإقتصادية من توظيف وتمويل واستثمار وتحديد النتيجة يساعد المشروع على:
معرفة وضعيته ومتابعة التطور
تحليل استثماره وقياسه وتوقع النتائج وهذا يعني اتخاذ قرارات إدارية بشكل عقلاني تساعده على بلوغ الأهداف المحددة .
لقد وجدت المحاسبة لإعلام:
المنظم نفسه ومختلف المسؤولين الداخلين في المشروع والعاملين فيه، فهي آداة مساعدة في اتخاذ القرار.
الاغيار الذين يتعامل معهم المشروع (موردون، مصارف، زبائن،دولة...) فهي عندئذ آداة إنتاج بفضل أصول ونظم المراجعة التي تتضمن سلامتها.
العامة نفسها، أقله بالنسبة للمشاريع الكبرى التي تسعى في تمويل مشاريعها إلى توسل الادخار العام، فهي عندئذ آداة تؤمن المقارنة والفهم.
إن المحاسبة تساعد على تنظيم وضعية المشروع في نهاية الفترة المحددة (دورة محاسبية) انطلاقا من وضعية بداية دورة معينة (ميزانية الافتتاح) وذلك بإثبات مختلف العمليات التي جرت وبتجميعها في نظام محدد.
ب ـ تعريف التصميم المحاسبي اللبناني
المحاسبة نظام لتنسيق المعلومات المالية المتعلقة بوحدة اقتصادية تدعى "المؤسســـة" وهي تتناول ضبط المعطيات الأساسية بصورة رقمية وتسجيلها وتبويبها و تقديمها، بعد المعالجة اللازمة، كمجموعة متناسقة من المعلومات على بيانات مالية تمكن دوريا من إعطاء صورة أمينة من نتائج العمليات المسجلة وعن صافي حقوق المؤسسة ومركزها المالي.
ج - مبادئ المحاسبة:
١- مبدأ القيمة الاسمية
يقضي مبدأ القيمة الاسمية في المحاسبة بتسجيل الأموال وفقا لقاعدة التكلفة
التاريخية . وتقيد هذه الأموال إما بسعر تكلفة الحصول عليها أو بسعر تكلفة
إنتاجها. ٢- مبدأ استقلالية الدورات
يقضي مبدأ استقلالية الدورات المالية بتضمين كل دورة ما يعود لها فقط من
واردات وأعباء . ٣- مبدأ الثبات
يرمي مبدأ الثبات في استخدام أساليب التقييم وقواعد تنظيم البيانات المالية إلى
توفير إمكانية مقارنة المعلومات من دورة مالية إلى أخرى. ٤- مبدأ الحيطة والحذر
يقضي مبدأ الحيطة والحذر بإجراء تقييم معتدل للوقائع تجنبا لمحاذير تحميل
المؤسسة في المستقبل أعباء مخاطر حالية.
٥- مبدأ استمرارية الاستثمار
يقضي مبدأ استمرارية الاستثمار بتقييم الموجودات على أساس الافتراض أن
حجم نشاط المؤسسة سيحافظ على مستواه دون نقص يذكر في المستقبل المنظور.
٦- مبدأ المعلومة المالية المفيدة
يجب أن تكون المعلومات المالية مفيدة لاتخاذ القرارات من مختلف مستعملي
المحاسبة كما يجب أن تظهر بوضوح في البيانات المالية كافة الوقائع التي ترتدي أهمية
نسبية في المؤسسة.
د- أنواع المحاسبة:
المحاسبة العامة – المحاسبة التحليلية ودراسة الكلفة – المحاسبة التقديرية – محاسبة الشركات .......
أولا: المحاسبة العامة
تهدف إلى تسجيل كافة العمليات التي تتعلق بذمة المشروع وهي تساعد على:
استخلاص النتيجة في نهاية الدورة أو في نهاية أية فترة أخرى .
أداء الوضعية المحاسبية لعناصر الأصول والخصوم في نهاية الدورة أو في نهاية أية فترة أخرى .
ثانيا: المحاسبة التحليلية
المحاسبة التحليلية هي طريقة في معالجة معطيات تنطوي أهدافها الأساسية على ما يلي:
معرفة تكاليف مختلف الوظائف التي يقوم بها المشروع .
تحديد أسس التقييم لبعض عناصر ميزانية المشروع .
شرح النتائج باحتساب تكاليف المنتجات ( من أرزاق وخدمات ) لمقارنتها مع أسعار البيع الملائمة.
ه- أهداف المحاسبة:
المساعدة على حصر إيرادات ونفقات المؤسسة لمعرفة نتيجتها
تصدير المركز المالي لكل مشروع: أي دراسة الحلة المالية
اتخاذ قرارات من جانب الإدارة لتعديل شروط الاستثمار أو العمليات ( الشراء والإنتاج والبيع ...) في حال إظهار المحاسبة نتائج معينة سواء كانت ايجابية أو سلبية.
و- دفاتر المحاسبة
دفاتر المحاسبة المستعملة في المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم:
1 ـ دفتر اليومية: وهو دفتر له شكل وتسطير معين ومحدد يتم تسجيل كل العمليات المالية التي تحصل يومياً في المؤسسة حسب تسلسلها الرقمي لحظة بلحظة.
2 ـ دفتر الأستاذ: وهو دفتر يتم فيه فتح حساب لكل عنصر من عناصر الإيرادات والنفقات وعناصر الزبائن والموردين فرداً فرداً وأيضاً حسابات لكل الموجودات داخل المؤسسة والمطلوبات أيضا.
3 ـ دفتر الصندوق (يومية الصندوق) وهو دفتر يتم فيه عادة تسجيل العمليات المالية من مقبوضات ومدفوعات نقدية التي تقوم بها المؤسسة ويكون بعدة أشكال حسب حجم المشروع.
ملاحظة: كلما كان حجم المشروع كبيراً فانه يمكن استعمال دفاتر ومستندات محاسبية بشكل مفصل مثل دفتر للموردين ـ دفتر للزبائن ـ يومية للمبيعات ـ يومية للمشتريات... الخ.
٢- النظام المالي والدورة المالية
١- يجب على التعاونية ان تقوم بتحديد السياسة المحاسبية والمالية التي تتوخى تطبيقها والتي تتناسب مع أعمالها،
أ) هنالك السياسة المحاسبية النقدية و التراكمية
تقوم السياسة المحاسبة النقدية على التسجيل في الدفاتر المحاسبة الاموال التي تدخل إلى التعاونية والاموال المصروفة دون الاخذ بعين الاعتبار الاموال التي يمكن ان ترد او تصرف. تعتمد هذه السياسة المحاسبية عندما يكون الإيرادات غير مؤكد تحقيقها وبالتالي يتم الصرف أو الالتزام بالصرف ضمن الايراد المحققة فقط:
مثلاً: اتباع المحاسبة النقدية للبرامج والمشاريع الممولة يشكل مساعدات حيث تسجل في القيود المبالغ التي تقبضها التعاونية فعلياً ولا تقيد المبالغ التي سوف تقبضها حتى ولو كان العقد الموقع ينص على ذلك. فإذا كان العقد الموقع يتضمن مساعدة مالية لتنفيذ مشروع معين قدرها 2000 دولار أميركي تدفع على 5 أقساط 3 منها خلال السنة المالية الحالية واثنان في السنة المقبلة، يتمّ تسجيل المبالغ عند قبضها من التعاونية ولا تسجل الأرصدة المتبقية للقبض، كما أن التعاونية لا تقوم بتسجيل الالتزامات التي تقوم بها في تنفيذ هذا النشاط بل تقيد المدفوعات التي تقوم بها وذلك بغية تسهيل التقارير المالية للجهة الواهبة، وبالتالي عند وضع الميزانية تتبين المبالغ المقبوضة والمدفوعة فعلياً من قبل التعاونية والرصيد المتبقي الموجود لتنفيذ هذا النشاط. إعتماد هذه السياسة يجنب التعاونية صرف اموال تفوق المبالغ المقبوضة.
السياسة المحاسبة التراكمية وتقوم على تسجيل كافة الايرادات المحققة دون الاخذ بعين الاعتبار المقبوضة منها كما وانه تم تسجيل في الدفاتر المحاسبة كافة الالتزامات المتوجبة على التعاونية. وتعتمد هذه السياسة لمحاسبة التعاونية الخاصة وذلك لابراز المداخيل والمصاريف الحقيقية حتى ولو تم صرفها في السنة التالية وبالتالي تسجل في السنة المالية التي تحققت فيها. ٢- بعد تحديد السياسات المحاسبية والمالية يجب على التعاونية اتباعها وعدم تعديلها الاّ لأسباب موجبة واضطرارية وعند وضع حساب الميزانية السنوية يجب الإعلان عن التعديل وذكر اسبابه ومدى انعكاسه على ابراز الوضعية المالية للمؤسسة.
٣- من الأفضل أن تقوم التعاونية بكافة المدفوعات بموجب شيكات مصرفية وعدم استعمال النقد الاّ لتسديد النثريات والمدفوعات الصغيرة وذلك لغاية المبلغ المحدد في نظامها الداخلي.
٤- على التعاونية ان تقوم بتحديد نسب الاستهلاكات السنوية وكيفية تطبيقها مع مراعاة القوانين الصادرة في هذا الشأن علما ان قيمة الاستهلاك تدخل ضمن تكاليف الانتاج وهي من المصاريف الثابتة للتعاونية.
5 - على التعاونية ان تكوّن احتياطاً لتسوية تعويضات نهاية الخدمة للموظفين الخاضعين للضمان الاجتماعي وتكوين احتياط آخر لتعويض الموظفين غير الخاضعين للضمان الاجتماعي وفقاً لأحكام قانون العمل
تبدأ الدورة المالية بوضع الموازنة العامة تبدأ الدورة المالية بوضع الموازنة العامة والموازنات الفرعية بعد اخذ موافقة الجمعية العمومية عليها (توضع الموازنة وفقاً لأسس علمية كما هو مبين لاحقاً في هذا الدليل راجع الموازنة وتحضيرها )
ومن ثم تقوم التعاونية بالعمليات المالية التالية:
ب- الواردات والهبات والتبرعات وتقسم إلى قسمين:
١- النقدية: وهي ترد إلى التعاونية نقداً أو بموجب شك مصرفي أو بموجب تحويل مباشر إلى الحساب المصرفي، تقوم التعاونية بإصدار إيصال رسمي (نموذج مرفق) بالمبلغ يوضح اسم الجهة الواهبة والمبلغ والغرض من المساعدة. يوقع أمين الصندوق الإيصال ويتم إعطاؤه أو ارساله إلى الجهة المتبرعة. يوضع المبلغ كاملاً في الحساب المصرفي المحدد له لقاء اشعار قيد من البنك ويتم ارساله الى دائرة المحاسبة لتسجيل العملية في القيود المحاسبية.
٢- العينية: يتمّ استلام الهبات العينية من قبل أمين المستودع بحيث ينظم إذن استلام يفصّل فيه نوع وكمية كل صنف ومدة الصلاحية في حال وجودها وتاريخ الاستلام ممهوراً بتوقيعه. يحوّل إذن الاستلام إلى القسم المختص حيث يتم تقييم الهبة مالياً وتحويله إلى دائرة المحاسبة حيث يتم تسجيلها في القيود بالمبلغ المحدد ويتم إرسال كتاب استلام وشكر إلى الجهة الواهبة ومرفق بأذن الاستلام. يقوم أمين المستودع بتسجيل الاصناف الواردة في أذن الاستلام على بطاقات المستودع الخاصة مع ذكر مصدر الهبة.
ج- المشتريات والاستلام:
على التعاونية أن تحدد سياسة عامة للمشتريات يمكن أن تتضمن هذه السياسة شروطاً خاصة او استثناءات في بعض الحالات سيرد لاحقاً فصل خاص بعمليات الشراء واجراءات الاستلام والتسليم
د-المدفوعات:
تتنوع المدفوعات في التعاونية ويمكن تقسيمها الى نوعين:
١- مدفوعات لأشخاص لقاء اعمال قاموا بها بناءً لطلب التعاونية وتتم وفقاً لما يلي
يقوم كل قسم بالاعلان عن حاجته الى خدمة معينة ويقترح الشخص المناسب للقيام بها والاعتمادات الموضوعة لها وبعد أخذ موافقة الادارة العامة يتمّ توقيع عقد استصناع يحدد المهمة والفترة الزمنية وبدل الاتعاب وكيفية تسديدها. ترسل نسخة الى دائرة المحاسبة لأخذ العلم وتنزيل المبلغ من الاعتمادات المرصدة. وعند الاستحقاق يقوم رئيس كل قسم بارسال طلب تحضير شك الى دائرة المحاسبة التي تقوم بتحضيره مرفقاً بأمر الدفع (نموذج ملحق) وترسل الملف الى مفوضي التوقيع، بعدها يتم ارسال الشك وامر الدفع الى امين الصندوق بعد تسجيل العملية في القيود المحاسبية، عند استلام الشك يوقع المستفيد على امر الدفع ويذكر التاريخ، يرسل امين الصندوق الملف كاملاً الى القسم المختص لأخذ العلم ووضعه في المحفوظات.
٢- مدفوعات لمؤسسات واشخاص لقاء فاتورة:
عند انتهاء عملية الشراء واصدار امر الشراء ترسل نسخة الى دائرة المحاسبة لحجز المبلغ وتنزيله من الموازنة الموضوعة. عند استلام البضاعة موضوع الفاتورة يوقع امين المستودع او الجهة المستلمة اذن الاستلام ويرسل الملف الى دائرة المحاسبة متضمنا:
عروض الأسعار: في حال وجودها
أمر الشراء: الصادر عن الجهة المخولة في ذلك
فاتورة رسمية: تحمل اسم التاجر أو المتعهد وعنوانه بالتفصيل والمواد والأصناف المشتراة وكمياتها والسعر الأفرادي والسعر الإجمالي ومجموع الفاتورة رقماً وتنقيطاً وطابعاً مالياً وختم التاجر وتوقيعه
اذن الاستلام: الموقع من أمين المستودع أو الجهة التي سلمت أليها المواد
طلب تحضير شك
بعد توفر المستندات تقوم دائرة المحاسبة بالتدقيق بكامل الملف وتحضير شك بقيمة الفاتورة من الحساب المصرفي المخصص وتحضير أمر الدفع وإرساله إلى المفوضين بالتوقيع. بعد التوقيع تقوم دائرة المحاسبة بتسجيل العملية في الحساب الخاص وإرسال الشك وأمر الدفع إلى أمين الصندوق، وبعد اعلام القسم المختص يتم الدفع الى التاجر مباشرة ويوقع على أمر الدفع ويصدر إيصالاً رسمياً بالمبلغ
ه- تسليم المواد:
يقوم رئيس القسم أو الفرع بإصدار أذن تسليم يوضح الجهة المستلمة والأصناف وكمياتها وتاريخ التسليم ويرسله إلى أمين المستودع حيث يقوم بتوضيب المواد والأصناف وفقاً لأذن التسليم وإعلام رئيس القسم بالانتهاء من التوضيب، يسلم أمين المستودع الجهة المحددة وبعد التدقيق بالأصناف والكميات مع أذن التسليم المعدّ حيث يوقع المستلم وأمين المستودع ويدون تاريخ التسليم
.يرسل أمين المستودع أذن التسليم الموقع إلى القسم المختص حيث يقوم بتقييمه مالياً ومن ثم إرساله إلى دائرة المحاسبة لتسجيله في القيود والحسابات الخاصة.
و- الميزانية العمومية وحساب النتيجة:
عند انتهاء السنة المالية تقوم التعاونية بتوقيف الحسابات بتاريخ 31 كانون الأول ووضع الميزانية العمومية بتاريخ 31 كانون الأول وحساب النتيجة عن السنة المالية المنصرمة (مرفق لاحقاً كيفية تحضير الميزانية وتوابعها)
تقوم التعاونية بمقارنة الميزانية العمومية مع الموازنة العامة الموضوعة في أول السنة وترفع إلى الجمعية العمومية للموافقة عليها وإبراء ذمة الهيئة الإدارية والمدير العام.
٣- الموازنات
أ- تعريف الموازنة:
الموازنة هي الترجمة العددية لخطة العمل الموضوعة من قبل ادارة التعاونية لتنفيذها خلال فترة زمنية محددة.
- الترجمة العددية تأخذ شكلين: ترجمة عددية إدارية واخرى مالية.
الترجمة العددية الإدارية: هي ترجمة اهداف التعاونية بالارقام والاعداد؛
الترجمة العددية المالية: هي ترجمة مالية لاهداف وخطة عمل التعاونية وبالتالي تقييم مالي للموازنة الإدارية.
تتضمن الموازنة المالية موازنة التشغيل والمصاريف التي ستنتج عن تنفيذ المشاريع وترقُّباً للمداخيل لتغطية هذه المصاريف والمداخيل والمصارفات المتوقعة للبرامج والانشطة بالاضافة الى جدول تدفق السيولة.
أما خطة العمل: فتتضمن تفصيلاً كاملاً لكافة النشاطات والمشاريع والأعمال المحددة التي تنوي التعاونية القيام بها. لذلك تقوم إدارة التعاونية بوضع جدول مفصّل للمشاريع والأعمال التي تنوي القيام بها يتضمن إحتياجاتها لكل من البنود التالية:
١- الطاقة البشرية والخبرات، عدد الإداريين، عدد التقنيين.
٢- المعدات والعدد والمواد المطلوبة.
٣- المصاريف الأخرى المتوجبة لحسن سير العمل.
٤- المصاريف الإستثمارية.
فترة زمنية محددة: يربط تنفيذ المشاريع والأعمال بفترة زمنية محددة وإجمالاً تكون فترة سنة وتسمى السنة المالية كما انه في بعض الحالات تمتد فترة التنفيذ لأكثر من سنة فتوضع موازنة للفترة الكاملة وموازنات سنوية متلاحقة. اما في بعض الحالات الاخرى فيتم وضع موازنة سنوية و موازنات فصلية او شهرية وذلك للاسباب التالية:
- التغيير المتلاحق والسريع في الاوضاع العامة المؤثرة على كلفة تنفيذ المشاريع.
- تنفيذ مشاريع قصيرة الامد.
- تنفيذ مشاريع جديدة.
ب- انـواع المـوازنـات:
تقوم الإدارة المالية في التعاونية بتحضير موازنة عمومية وموازنات فرعية.
- الموازنة العمومية: هي مجموع الموازنات الفرعية ضمن موازنة عامة شاملة للمؤسسة
تتولى الإدارة المالية تجميع موازنات المشاريع بالاضافة الى موازنة الإدارة العامة ضمن موازنة واحدة تسمى الموازنة العمومية.
- الموازنات الفرعية: تقوم التعاونية بوضع الموازنة وملحقاتها لكل فرع من فروعها او برنامج او مشروع او نشاط على حدى كما تضع موازنة منفصلة للمصاريف الإدارية. هذه الموزانات تدعى الموازنات الفرعية.
ج- تحضيــر الموازنــة:
يجب على كل تعاونية مهما كان حجمها او نشاطها القيام بتحضير موازنة سنوية توافق عليها الهيئة الادارية وترفعها الى الجمعية العمومية لنيل الموافقة. يمكن للهيئة الادارية تعديل الموازنة السنوية بعد تعليل الاسباب الموجبة على ان يتم اخذ موافقة الجمعية العمومية في اول جلسة لها.
يتضمن وضع الموازنة تحضير الجداول والكشوفات التالية:
كشف المداخيل والمصاريف المرتقبة.
جدول تدفق السيولة خلال الفترة الزمنية
كشف المداخيل والمصاريف المرتقبة:
تقوم ادارة التعاونية بوضع كشف بالمداخيل المرتقبة بنا على المشاريع التي تنفذها في حين يتم تقسيم المصاريف الى قسمين المصاريف الثابتة والمصاريف التشغيلية
المصاريف الثابتة هي المصاريف التي تتكبدها التعاونية حتى ولو لم يتم تنفيذ أي نشاط مثلاً:
الإيجارات السنوية للمركز.
الرواتب واجور العاملين الثابتين في التعاونية.
الاستهلاكات للابنية والمعدات.
اشتراكات الكهرباء- الماء- والهاتف.
رسوم المالية والبلدية على العقارات.
عقود الصيانة السنوية للمعدات.
المصاريف التشغيلية هي المصاريف المباشرة التي تنتج من جراء القيام بنشاط او تنفيذ مشروع أو النتاج حيث يكون هنالك مدخول يجب أن يفوق هذه المصاريف لتغطية المصاريف الثابتة.
الهامش التجاري: هو الفرق بين المدخول والمصاريف المباشرة
الهامش التجاري أو الربح غير الصافي = الإيرادات – المصاريف التشغيلية
تقوم التعاونية بوضع موازانات فرعية لكل مشروع وتقوم بتجميع هذه الموازنات الفرعية ضمن موازنة عمومية واخذه، فترفع إلى الجمعية العمومية للمصادقة عليها.
د-موازنة فرعية لانتاج التصنيع الزراعي:
تقوم التعاونية بتحديد كمية الإنتاج ويصار الى تحديد كلفة الانتاج التي تتضمن:
كلفة المواد الأولية.
كلفة التصنيع.
كلفة التعبئة والتوضيب.
ه-كلفة المواد الأولية تتضمن:
كلفة شراء المواد الأولية الصافي بعد تنزيل كافة الحسومات.
مصاريف نقل المواد الأولية.
السمسرة والعمولات.
و-كلفة التصنيع تتضمن:
كلفة اليد العاملة المباشرة.
كلفة الطاقة أي الكهرباء أو المحروقات.
ز-كلفة التعبئة والتوضيب تتضمن:
كلفة اليد العامة المباشرة.
كلفة العبوات والصناديق.
كلفة الملصق باسم المنتج.
ان مجموع هذه الكلف يشكل الكلفة المباشرة للإنتاج اما الكلفة غير المباشرة فيتم احتساب نسبة المصاريف الثابتة على عملية الإنتاج وتحدد هذه النسبة نظراً إلى حجم الإنتاج مقارنة مع حجم كافة المشاريع مثلاُ:
- المصاريف الثابتة للتعاونية يبلغ 1000
- اجمالي كلفة الإنتاجلبكافة المشاريع 15000
- كلفة انتاج زراعي معين 2000
تكون نسبة المصاريف غير المباشرة لهذا الانتاج 2000/10.000 = 20%
وبالتالي يكون مبلغ المصاريف غير المباشرة التي يتحملها هذا الانتاج مبلغ
1000x 20% = 200 يضاف الى كلفة الانتاج.
الهامش التجاري: الايرادات – كلفة الانتاج المباشرة
الربح الصافي: الهامش التجاري – كلفة المصاريف غير المباشرة
ح-المخزون
تقوم التعاونية بتقسيم المخزون الى عدة اقسام نظراً للنوعية ومن هذه الأقسام:
مخزون مواد اولية
محزون مواد مصانعة جاهزة
مخزون مواد قيد التصنيع
مخزون عبوات توضيب
يمكنلالتعاونية استخدام احدى الطرق التالية لتعقيم المخزون
١- الداخل اولا الخارج اولا FIFO First In First Out
وتقوم هذه الطريقة بتقيم المواد المسحوبة على التكلفة الأقدم
مثلاً: تم شراء 100 كلغ من السكر سعر 700 ل.ل. بتاريخ شباط
تم شراء 200 كلغ من السكر سعر 1000 ل.ل. بتاريخ ايار
حين تسحب كمية 150 كلغ من السكر بتاريخ حزيران
تكون التكلفة بين (100 x 700) + (50 x 1000) = 120.000
تعتمد هذه الطريقة لكن تكون قيمة المخزون الأقرب الى السوق.
٢- الداخل آخر الخارج اولا LIFO Last In First Out
تقوم هذه الطريقة بتقيم المواد المسحوبة بالتكلفة الأحدث
مثلا: المثل الوارد اعلاه
تكون كلفة 150 كلغ التالية: 150 x 1000 = 150.000
٣- متوسط التكلفة المرجح المتحرك Weighted Average
ويتم احتساب هذه التكلفة على النحو التالي:
قيمة المخزون الموجود + قيمة المواد الواردة
(كمية المخزون الموجودة + الكمية الواردة)
مثلاً: المثل الوارد أعلاه عند شراء الكلقة الثانية تصبح كلفة المخزون الافرادية على النحو التالي:
(70.000+200000) = 270.000= 900
100+ 200 300
وبالتالي كلفة المواد المسحوبة 150 x 900= 135.000
تعتمد هذه الطريقة في أغلب الأحيان نظراً الى سهولة تطبيقها وحيث تكون قيمة المخزون موحدة.
يجب على التعاونية أختيار احدى هذه الطرق وعدم تعديلها نظراً الى انعكاس ذلك على قيمة المخزون وبالتالي على حساب النتيجة.
يتوجب ربط ارقام الموازنة بمؤشرات عدة تؤثر مباشرة على الموازنة في حال تغيرها:
١- سعر صرف العملة مثال (تم احتساب الموازنة على سعر صرف الدولار الامريكي يساوي 1507.50 ليرة لبنانية).
٢- نسبة التضخم.
٣- بلد المنشأ للعدد والمعدات والمواد (صنع اوروبي او صيني او اميركي او محلي).
تتم مراقبة تنفيذ الأعمال بالمقارنة مع الموازنة الإدارية من ناحية بلوغ الأهداف المحددة وتتم مراقبة المصاريف من خلال الموازنة المالية الموضوعة.
يجب أن تلتزم الإدارة بالموازنة الموضوعة ولكن لا يجب أن تكون هذه الموازنة جامدة، لأن أي تغيير طارئ في الأوضاع والشروط والمؤشرات التي وضعت على اساسها الموازنة سيؤدي حتماً إلى تغيير في التخطيط وتعديل في الموازنات وإتخاذ القرار المناسب لمواجهة الأوضاع الجديدة.
ط- جدول تدفق السيولة:
يتضمن جدول تدفق السيولة حركة النقد في التعاونية (الداخل والخارج).
تقوم التعاونية بوضع جدول لتدفق السيولة بحيث يقسم الى قسمين: المقبوضات والمدفوعات. يتم تدوين كافة المقبوضات تفصيلياً في التواريخ المتوقع ورودها ويتم تدوين كافة المدفوعات والمصاريف بالتاريخ المتوقع استحقاقها.
يتم تجميع المقبوضات والمدفوعات من كل شهر وتبيان العجز او الفائض في السيولة خلال الشهر المذكور ويتم نقل هذا الرصيد الى الشهر التالي ويضاف او ينزل من السيولة خلال الشهر وهكذا دواليك.
بالاستناد الى هذا الجدول يمكن للمؤسسة ان تترقب فائضاً في السيولة والفترة الزمنية لهذا الفائض بحيث تقوم باستثماره خلالها او تتوقع حاجة الى السيولة في اشهر معينة وتتخذ الاجراءات مسبقاً لمواجهة العجز.
كما في الموازنات كذلك في جدول تدفق السيولة تقوم التعاونية بوضع جدول فرعي لكل قسم او فرع او نشاط وجدول عام للمؤسسة حيث تتمكن من اتخاذ قرارات مالية خلال فترات محددة سواء عبر الاستثمار للفائض او الاستدانة لتغطية العجز.
كما يمكن للمؤسسة ان تقوم بالتفاوض مع الجهات الواهبة لتعديل تواريخ ورود الاموال اليها او تقوم بتبديل خطة العمل بحيث تسرع او تبطىء التنفيذ.
ق-مقارنة بين جدول تدفق السيولة وحساب النتيجة:
نوع المدفوعات
جدول تدفق السيولة
حساب العجز او الفائض
مدفوعات لشراء اصول ثابتة
تحتسب
لا تحتسب
الاستهلاكات
لا تحتسب
تحتسب
الاحتياطيات على انواعها
لا تحتسب
تحتسب
السلف المدفوعة و/او تسديدها
تحتسب
لا تحتسب
ديون التعاونية و/او تسديدها
تحتسب
لا تحتسب
مصاريف برسم الدفع
لا تحتسب
تحتسب
مصاريف مدفوعة مسبقاً
تحتسب
لا تحتسب
٤- الميزانيات
١ - تعريف الميزانية
ان الميزانية هي البيان او الكشف الذي يستخرج من الدفاتر المنشأة في نهاية السنة المالية لبيان اصولها وخصومها والارصدة المدينة والدائنة ورصيد حساب الفائض او العجز في ذلك التاريخ.
الميزانية ليست حسابا يظهر بالدفاتر وانما هي كشف يعد في قائمة خارجية.
وفيما يلي بعض المبادئ المرتبطة بإعداد الميزانية:
في الاساس:
ثبات تقديم الميزانية على نسق واحد.
تقويم الاصول التي يتم الحصول عليها بقصد الاحتفاظ بها لاستخدامها (وليس بقصد بيعها او توزيعها) على اساس التكلفة التاريخية.
تقويم البضاعة على اساس سعر التكلفة او سعر السوق (اي منها اقل).
تقويم الذمم مع الاخذ بمبدأ الحيطة والحذر الذي يقضي باخذ الخسائر المحتملة في الاعتبار وتكوين مؤونة الديون المشكوك فيها.
في الشكل:
عنوان الميزانية
تعد الميزانية بقصد تصوير الوضع المالي الحقيقي للمؤسسة في تاريخ معين. ولهذا تعنون: (ميزانية) للمؤسسة الفلانية كما في 31 كانون الاول، ............
ب- بنود الميزانية:
تقسم الميزانية إلى قسمين أساسيين:
الاول: الاصول والارصدة المدينة
الثاني: الخصوم والارصدة الدائنة
ان ذكر الارصدة المدينة اوالدائنة في الميزانية هو للدلالة على شمولية الميزانية لارصدة حسابات المصاريف المدفوعة مسبقا والايرادات المستحقة
١-تقسم الاصول الى ثلاثة ابواب رئيسية هي التالية:
أ- الاصول الثابتة:
وهي الاصول التي تحصل عليها التعاونية بقصد الاحتفاظ بها لاستخدامها في العمل وليس بقصد بيعها او توزيعها.
ب-الاصول المتداولة:
وهي الاصول التي تحصل عليها التعاونية بقصد بيعها او توزيعها كأرصدة الذمم المدينة والنقد في الصندوق ولدى المصارف.
ويمكن تقسيم الاصول المتداولة الى قسمين رئيسيين:
اصول متداولة غير حاضرة ومثال على ذلك البضاعة والذمم واوراق القبض.
اصول متداولة حاضرة وتتمثل بالنقد في الصندوق او الاموال المودعة بالحساب الجاري في البنك.
ج- الاصول الوهمية والارصدة المدينة الاخرى:
وهي الارصدة المدينة التي تتمثل في المصروفات المدفوعة والايرادات المستحقة، ويفضل البعض ان يطلق عليها اسم "ارصدة مدينة اخرى".
٢-وتقسم الخصوم من حيث مدى تسديدها الى قسمين:
أ- خصوم ثابتة او طويلة الامد:
وهي الخصوم التي يكون لها صفة الاستمرار او الدوام لفترة طويلة من الزمن كما هو الحال بالنسبة لرأس المال اذا وجد وللقروض الطويلة الاجل والسندات والاحتياطات.
ب-خصوم متداولة:
وهي الخصوم التي تكون لها طبيعة مؤقتة مثل ارصدة الذمم الدائنة واوراق الدفع.
ترتب الاصول والخصوم وفقا لتاريخ تحقيقها او ايفائها لذلك يكون ترتيب ميزانية المؤسسات الصناعية مثلاً وفقا لصعوبة تحويل الاصول الى اموال نقدية وصعوبة ايفاء الخصوم في حين المصارف ترتب ميزانيتها بعكس المؤسسات الصناعية وذلك لاظهار مدى سلامة مركزها من حيث القدرة على ايفاء اصحاب الودائع.
ج-اعداد الميزانية:
عند اعداد الميزانية يجب تطبيق المبادئ التالية:
فصل واضح للاصول والخصوم.
تسمية الاقسام والبنود بشكل واضح يعبرعن مضمون البند.
عدم مقاصة الارصدة الدائنة والارصدة المدينة.
مقارنة الميزانية مع السنة السابقة.
وفي ما يلي بعض المبادئ الاساسية لاعداد الميزانية:
الميزانية يجب ان تكون مطابقة للحقيقة والواقع:
أي ان تكون البيان الامين لارصدة كافة الحسابات.
ان تكون مطابقة للنتائج الصادرة عن جرد مادي متقن لمختلف عناصر الذمة المالية للمشروع.
لا يدخل في اعدادها أية رؤية او نظرة تفاؤلية او تشاؤمية.
يجب ان تكون الميزانية دقيقة وواضحة
يجب ان تكون الميزانية كاملة
يجب ان تكون الميزانية على نسق واحد لكي تسهل مقارنتها بالسنوات السابقة
يجري إعداد الميزانية وفقاً للسياسة المحاسبية المحددة في مجال التعاونية وفي حال تغيير هذه السياسة يجب توضيح هذا التعديل والتأثير على إعداد الميزانية.
٥- الاستهلاكــــات
أ- تعريف الاستهلاك:
يمثل الاستهلاك القيمة الحسابية للخسارة او التناقص التي تلحق الاصول الثابتة بسبب استخدامها في الانتاج او بفعل مرور الزمن او التخلف العلمي، ومن المفترض ان تحتسب هذه الخسارة او النقص سنويا ضمن المصاريف التشغيلية.
ان الغاية من تكوين احتياطي الاستهلاك هي تمكين التعاونية في المستقبل من استبدال اصولها الثابتة المستهلكة وشراء اصول ثابتة جديدة تمكنها من الاستمرار في ممارسة عملها.
في المفهوم الاقتصادي ان الغاية من الاستهلاك هي تمكين التعاونية من استهلاك المصروف الرأسمالي الذي تكبدته في شراء الاصول الثابتة وعملا بهذه النظرية لا يمكن ان يتجاوز مخصص الاستهلاك الكلفة التاريخية للاصل أي الثمن الذي دفع عند الشراء.
ب-اسباب الاستهلاك:
١- الاستهلاك الناتج عن الاستعمال:
هو النقص الذي يلحق الاصل الثابت بسبب استخدامه في الانتاج.
٢- الاستهلاك الناتج عن القدم:
هو النقص الذي يلحق الاصل الثابت بسبب القدم وانخفاض انتاجيته نتيجة للتقدم العلمي وظهور اكتشافات جديدة.
3 – الاستهلاك الناتج عن مرور الزمن:
هو الاستهلاك الذي يتكون نتيجة عوامل خارجية لا علاقة لها بالاصل بحد ذاته. ويلحق هذا الاستهلاك الاصول الذي ينحصر حق الانتفاع بها بفترة معينة كحق الامتياز وحقوق الاختراع.
ج-الاصول التي يمكن استهلاكها:
لا يمكن اجراء الاستهلاك الا على الاصول الثابتة الموظفة من التعاونية والتي تنخفض قيمتها بفعل الاستعمال او مرور الزمن او التقادم، وهذا يعني ان الاصول التي لا تتعرض قيمتها للخفض غير قابلة للاستهلاك كما انه لا يمكن اجراء أي استهلاك على الاصول المتداولة.
بصورة عامة لا بد للاصل ان تجتمع فيه الشروط التالية حتى يمكن إستهلاكه:
ان تحتفظ به التعاونية اساسا لغاية ممارسة نشاطها وليس من اجل بيعه.
ان تكون قيمته عرضة للتدني بفعل الاستهلاك.
ان يشكل توظيفا رأسماليا في التعاونية.
النسب المئوية المحددة من قبل وزارة المالية في حدها الادنى والاقصى.
وفيما يلي بعض الامثلة عن النسب المئوية المطبقة وفقاً للجدولين المبينين في القرارين
422 –423 تاريخ 9/9/1981:
الحد الاقصى الحد الادني
أ- الابنية المعدة للسكن والمكاتب
2.5 %
2%
ب- الاثاث والمفروشات للمكاتب
9 %
7.5 %
ج- التجهيزات والديكور في المكاتب
20 %
15%
د- السيارات
15%
12%
هـ- المعدات الالكترونية والكهربائية
20 %
15%
٦- الشراء، استلام وتسليم السلع والخدمات
الشراء:
١- أهمية الشراء ومبادئه العامة:
الشراء من اهم الوظائف الادارية في التعاونية لأنه يؤمن لها ما تحتاجه من اللوازم والمواد والمعدات والعدد والتجهيزات وذلك حسب المواصفات المطلوبة وبأقل كلفة وفي اسرع وقت ممكن.
ويدخل ضمن هذه المعادلة عوامل اخرى منها السهولة في الدفع وكفالة اللوازم المشتراة مع توفر خدمات الصيانة ما بعد البيع وتوفر قطع الغيار بأسعار معقولة.
واما المبادىء الاساسية لعملية الشراء فأهمها:
تحديد المواصفات لما هو مطلوب (النوع، بلد المنشأ، المواصفات الفنية، الحجم، تاريخ ومكان التسليم، طريقة التوضيب والتشغيل) عبر اعداد دفتر شروط خاص بكل عملية شراء، وتجدر الاشارة الى انه كلما كان دفتر الشروط واضحاً ويتضمن مختلف التفاصيل المطلوبة كلما سهلت عملية الشراء.
توسيع نطاق المنافسة للحصول على الأفضل من ناحية السعر والجودة ومن ناحية النوعية، والسرعة في التسليم، الخ....
منع التدخلات الشخصية وتضارب المصالح الشخصية والعائلية في تحديد مصدر الشراء (المورد) مع فتح باب المنافسة للجميع.
توثيق عملية الشراء في مستندات تتضمن تفاصيل العملية قدر الامكان (طلب العروض، مقارنة الاسعار، طلب الشراء، الخ) كذلك لا بد من فصل عملية طلب العروض عن عملية البتّ فيها أي ان لا يقوم بهاتين العمليتين الأشخاص نفسهم حرصاً على ضمان الموضوعية والحيادية.
الفصل التام بين عملية الشراء وعمليتي الاستلام ودفع المستحقات للمورد بهدف ضمان الشفافية والموضوعية وعدم حصر كافة القرارات في شخص واحد.
طرق الشراء:
هناك طرق عدة تستخدم لشراء السلع والخدمات نذكر فيما يلي اهمها:
أ- الشراء المباشر:
حين تقوم الهيئة الأهلية بشراء السلع والخدمات مباشرة من السوق المحلي ومن دون المرور بأية اجراءات لمقارنة الاسعار او لإختيار الأنسب. ان ايجابيات هذه الطريقة السرعة والمرونة اما سلبياتها فهي انها لا تضمن اختيار الأفضل بالسعر الانسب ويمكن ان ترتكز على المعرفة والمصالح الشخصية ولا تؤمن الشفافية المطلوبة.
ب- المصدر الوحيد او عقد الاتفاق بالتراضي:
هناك بعض السلع او الخدمات التي لا يمكن الا لشخص معين او مؤسسة معينة ان تقدمها بسبب الحصرية المطلقة مثلاً (خدمات الهاتف الثابت) او الحصرية النسبية مثل الهاتف الخليوي حيث هناك شركتان تحتكران تقديم هذه الخدمة. وفي بعض الاحيان هناك سلعة لا يمكن شراؤها الاّ من الوكيل الحصري ومع ذلك يجب وضع دفتر شروط خاص بعمليات الشراء او تنظيم عقد اتفاق يشمل الشروط المطلوبة من المواصفات والمهل المحددة للتسليم وغير ذلك...
ايجابيات هذه الطريقة انه لا خيار لدى الهيئة الأهلية سوى الشراء من هذا المصدر اذا كان المطلوب لا يتوفر من مصادر اخرى. اما سلبياتها فهي ايضاً انها لا تضمن اختيار السعر الأنسب والنوعية لغياب عنصر المنافسة.
ج-استدراج عروض الاسعار:
تقوم الهيئة الأهلية بتحديد الاصناف المطلوبة ونوعيتها وكميتها وعناصر المفاضلة أي المعايير التي ستستخدم لتقييم عروض الاسعار وطريقة ومكان وتاريخ تسليمها وذلك عبر اعداد دفتر شروط خاص بحيث يتم الاتصال بمجموعة من المستوردين يطلب منهم تقديم عروضهم وتحديد السعر المطلوب للاصناف المطلوبة، ومن ثم تقوم اللجنة الخاصة في المؤسسة وبحضور العارضين بمقارنة عروض الاسعار واختيار الانسب منها.
ايجابيات هذه الطريقة انها تشجع المنافسة للحصول على الأفضل وتؤمن الشفافية في اختيار المورد خاصة حين يتم تبرير اختيار العرض الأفضل. اما سلبياتها فتتمثل بأن قسماً من اصحاب العلاقة قد لا يرغبون بتزويد الهيئة الأهلية بعروض اسعار اما لأنهم لا يثقون بنزاهة عملية المقارنة او لأنهم لا يرغبون باضاعة الوقت في تقديم عروض الاسعار. كذلك هناك صعوبة في مقارنة العروض اذا لم تكن المواصفات محددة بدقة واذا قدم كل عارض الصنف نفسه ولكن من مصدر تصنيع مختلف مثلا (كومبيوتر من ماركة معينة ولكن مصنّع في ماليزيا وليس في اليابان او عدد صنع رومانيا مقارنة مع نفس الصنف صنع المانيا).
د- المفاوضة المباشرة او التنزيل المئوي:
تقوم هذه الطريقة على تطوير طريقة استدراج العروض باضافة عامل المفاوضة للوصول الى الأفضل وذلك عبر فتح الباب للعارضين لتقديم حسومات وتسهيلات، فبعد ان يتم استقصاء الاسعار تضع التعاونية السعر الرائج للسلع المنوي شراؤها على ان يصار الى تقديم عروض من اصحاب العلاقة يبينون بموجبها النسبة المئوية التي يمكن تنزيلها على السعر المحدد من قبل الهيئة. ويعهد بالالتزام الى من قدم اكبر التنزيلات بأفضل الشروط.
ايجابيات هذه الطريقة انها تشجع المنافسة للحصول على الأفضل ولكن سلبياتها تتمثل في امكانية غياب النزاهة في التفاوض وتزويد احد العارضين بالمعلومات عن عروض الآخرين او اتفاق العارضين فيما بينهم. إضافة الى الوقت الذي تستهلكه والكلفة العالية لهذه الطريقة. بالاضافة الى الحساسية التي قد تعترض المتنافسين.
هـ- المناقصة بالظرف المختوم:
تقوم هذه الطريقة على الاعلان عن حاجة الهيئة الأهلية الى السلع والخدمات ومواصفاتها والطلب الى من يرغب بتقديم هذه السلع والخدمات ان يقوم بتقديم اسعاره بواسطة الظرف المختوم (مناقصة مفتوحة). بعد ذلك تقوم التعاونية وبحضور المشتركين بالمناقصة بفض العروض واجراء مقارنة لإختيار العرض الأفضل ولا يسمح العارضين بتعديل عروضهم بعد تقديم هذه العروض.
ايجابيات هذه الطريقة انها تشجع المنافسة ولكنها مكلفة وتستغرق وقتاً وجهداً وتتطلب خبرة في اعداد المواصفات للأصناف المطلوبة ودفاتر الشروط الخاصة بالمناقصة.
اما سلبياتها فتتركز علىالكلفة العالية لإستخدام هذه الطريقة، وفي بعض الاحيان قد لا يتقدم العارضون بالأسعار المناسبة او قد يتقدم العارضون بالأسعار المناسبة او قد يتخلفون عن تقديم العروض مما تضطر الهيئة الى الغاء المناقصة ومن ثم اعادتها مع ما يتطلب ذلك من وقت واكلاف اضافية.
وهناك نوع آخر من المناقصات وهي (المناقصة المحصورة) حيث يسمح فقط لعدد من الموردين الذين يتم اختيارهم اما بناء لخبرتهم وامكانياتهم لتقديم اللازم، او بعد اجراء تصنيف للموردين واعتماد مجموعة منهم للأشتراك في المناقصة المحصورة. وتتطبق كافة شروط المناقصة المفتوحة على المناقصة المحصورة.
اجراءات استلام السلع والخدمات:
لا يكفي ان تقوم التعاونية بتأمين شراء افضل السلع والخدمات وبأفضل الاسعار، بل يجب التأكد من ان هذه الاصناف قد تم استلامها بطريقة نظامية لضمان مطابقتها للمواصفات وكذلك التأكد من تخزينها بطريقة تحفظها وتمنع تلفها وكذلك عبر توثيق استلامها وتخزينها بطريقة نظامية قبل استخدامها.
وبالتالي تؤلف لجنة استلام قوامها ثلاثة اشخاص تشرف على السلع المشتراة في مراكز تخزينها بحيث انه اذا ثبت لهذه اللجنة مطابقة مواصفات وعدد وكمية السلع على الشروط المفروضة في دفتر الشروط الخاص، تضع هذه اللجنة محضراً بذلك وبالتالي يصبح بامكان الملتزم نقل السلع الى المكان الذي حدده دفتر الشروط كي يتم الاستلام النهائي من قبل لجنة الاستلام المذكورة وبعدها الى دفع المستحقات للملتزم وفقاً للأصول.
بعد الاستلام النهائي تفتح استمارات خاصة بالمشتريات من كافة انواعها بحيث يسجل على هذه الاستمارات الحركة التي تطال الاصناف مهما كانت هذه الحركات وتحفظ المستندات الاساسية التي على اساسها تم تحريك هذه الاصناف في ملف خاص يمكن الرجوع اليه عند الحاجة.
اجراءات تسليم السلع والخدمات
بهدف الحفاظ على الشفافية المالية والمساءلة على التعاونية ان تضمن تسليم السلع والخدمات لإستخدامها سواء من قبل العاملين في الهيئة او المستفيدين/الجمهور وبطريقة نظامية موثقة. وتعد اجراءات استلام وتسليم السلع والخدمات من اهم النقاط التي يتم التركيز عليها في اجراءات الرقابة المالية والادارية.
إن الوثائق القانونية التي تثبت تسليم السلع الى الجهات المختصة من محضر تسليم يبين بالتفصيل نوع السلعة مع العدد وتوقيع المسؤولين على الاستلام امر ضروري وواجب في سبيل تسهيل اجراء الرقابة المالية والادارية. إن الاستمارات المفتوحة لكافة السلع تسهّل الاطلاع على المراحل التي مرت بها هذه السلع من تاريخ الشراء وحتى آخر مرحلة. كما يجب تخصيص السلع المشتراة للمشاريع العائدة التعاونية او الادارة مما يسهل ادارة هذه المشاريع.
٧- المراجعة وتدقيق الحسابات
ان التدقيق هو المهمة التي توكل الى أحد الخبراء المحاسبين بغية القيام، بواسطة الاستقصاءات والفحوص التي يرتئيها، بمراقبة حسابات او جملة حسابات معينة في الميزانية او في حساب الاستثمار او في حساب الأرباح والخسائر، او بمراقبة أي نشاط محدد في الأقسام المحاسبية او حتى الأقسام الإدارية للمشروع".
ونستخلص من هذا التعريف بأن التدقيق هو مهمة: ذات طابع مادي.
ويفحص المدقق نقطة او نقاطاً محددة بدقة وينكب على تنقيطات وعمليات حسابية وهو يلاحظ ويتحقق ويعاين ويرفع بذلك تقريراً، غير انه لا ينتقد ولا يحلل ولا يقدر.
ان مهمة التدقيق لا يمكن تبديلها الاّ بموجب عقد كتابي واضح ومحدد بدقة للبنود المطلوب تدقيقها. ويتوج الخبراء عملهم عند إنهاء مهمتهم بتقرير يرفع الى الجهة المكلفة.
أ-التدقيق والمراجعة:
المراجعة والتدقيق هي عملية تحليلية وترتقي باتجاه عكسي للمحاسبة، فلتقدير صحة ودقة البيانات المالية يتوجب على المدقق "تحليل عناصر هذه البيانات والارتقاء حتى أصول العمليات التي تظهرها والبحث فيما اذا كان هذا التدوين صحيحاً ومطابقاً للقواعد المحددة".
ان تدقيق البيانات المالية تسمح للمدقق بالتعبير عن رأيه حول صحة هذه البيانات ويساهم هذا الرأي في تثبيت مصداقية البيانات المالية من حيث إظهارها الوضع المالي الحقيقي للمؤسسة او المشروع.
ب-مسؤولية البيانات المالية:
ان مسؤولية إعداد البيانات المالية تقع على عاتق إدارة التعاونية وتتضمن مسؤوليات هذه الأخيرة مسك السجلات المحاسبية وتعزيز العمليات المحاسبية بالأوراق الثبوتية وتأمين التدقيق الداخلي واختيار السياسات المحاسبية وتطبيقها والحفاظ على موجودات الوحدة في حين ان مسؤولية المدقق هي إبداء رأيه حول هذه البيانات ولا يحرر تدقيق البيانات المالية الإدارة من مسؤولياتها.
ج- نطاق التدقيق:
وضعت لجنة معايير التدقيق العالمية والهيئات المهنية والتشريعات والأنظمة اطار عام لتدقيق البيانات المالية إلا ان نطاق التدقيق، في اغلب الأحيان، يخضع لشروط تعيين المدقق ومتطلبات صياغة التقارير.
يشمل التدقيق كافة نواحي المؤسسة لكي يتمكن من ان يحدد إذا كانت المعلومات الواردة في السجلات المحاسبية والمصادر الأخرى كافية وموضع ثقة لاعتمادها أساساً لتحضير البيانات المالية.
الاطلاع على نظام التدقيق الداخلي والمحاسبي يساعد في التخطيط لعملية التدقيق والطريقة الفعالة لتنفيذها. ان فهم نظامي المحاسبة والتدقيق الداخلي مع تقييم الخطر الملازم يخولان المدقق تحديد مواقع الضعف والمخاطر والثغرات الممكن حدوثها والمؤثرة على صحة البيانات المالية.
ان الأدلة المتوفرة للمدقق مقنعة اكثر مما هي حاسمة. لذا يعتبر التوصل الى التأكيد المطلق نادراً في عمليات التدقيق.
ينفذ المدقق خلال تكوين رأيه حول البيانات المالية إجراءات متعددة للحصول على قناعة مقبولة بأن البيانات المالية تعكس "صورة مطابقة للواقع" وفقاً للمعايير العالمية المحاسبية. وبما ان طبيعة التدقيق اختبارية وبسبب الحدود الملازمة في التدقيق كما وفي أي نظام تدقيق داخلي، يبقى خطر لا مفر منه هو عدم اكتشاف خطأ مادي في التصريح.
يحدد المدقق الموافقة على صحة المعلومات وفقاً لما يلي:
مقارنة البيانات المالية مع السجلات المحاسبية ومصادر معلومات اخرى ليرى ان كانت تلخص العمليات والأحداث المدونة فيها بشكل صحيح.
اخذ التأكيدات التي تعطيها الإدارة في تحضير البيانات المالية بعين الاعتبار .
د-آداب المهنة:
خلال عملية التدقيق ووفقاً لمعايير التدقيق الدولية، على المدقق ان يخضع لإرشادات حول آداب المهنة الذي تنشره نقابة المدققين العالمية وهي:
النزاهة والموضوعية والاستقلال
على المدقق ان يكون عادلاً ولا يترك سبيلاً للتحيز او لتأثير الآخرين عليه فيطغى على موضوعيته. كما ينبغي ان يكون المدقق مستقلاً بالفعل والمظهر.
السرية:
ينبغي على المدقق، كما ورد في الفقرة 15 من الإرشادات حول آداب المهنة للمدققين المحترفين ان يحترم سرية المعلومات التي يحصل عليها خلال تأدية خدماته المهنية فلا يستعمل او يفشي ايا من تلك المعلومات من دون إذن صريح أو ملائم إلا في حال كان الإفصاح عنها واجباً أو حقاً مهنياً أو قانونياً.
الكفاءة المهنية:
على المدقق ان يمتنع عن تأدية أية خدمة ليس مؤهلاً لتأديتها إلا في حال حصل على الدعم والإرشاد اللذين يضمنان تأدية الخدمة بشكل مرض.
كما على المدقق ان يؤدي عمله بعناية وكفاءة واجتهاد ومن المفترض ان يثابر على اكتساب العلم والتقدم في مهنته فيقدم للعميل كفاءة في الخدمة، ترتكز على الإلمام في التطورات المهنية الحديثة والتشريعات والثقافات الجديدة.
ه- تخطيط عملية التدقيق:
على المدقق ان يضع خطة عمل ترتكز على معرفة عمل المؤسسة والحصول على أدلة ملائمة وكافية عبر اختبارات المراقبة والإجراءات الجوهرية التي تخوله التوصل إلى استنتاجات مقبولة يبنى عليها رأيه حول المعلومات المالية.
ويرمي التخطيط الى ما يلي:
الاطلاع بصورة كافية على عمل المؤسسة والأنظمة المحاسبية والمراقبة الداخلية.
تقييم المخاطر التي تضم خطر الخطأ الحسي في التصريح (الخطر الضمني او المتلازم).
وخطر عدم اكتشاف وتفادي الأخطاء الحسية في التصاريح من قبل المراقبة الداخلية في المؤسسة (خطر المراقبة).
وخطر عدم اكتشاف ما تبقى من أخطاء حسية في التصاريح من قبل المدقق (خطر الاكتشاف).
تحديد طبيعة إجراءات التدقيق التي ستنفذ وبرمجتها وتوقيتها وحدودها.
عندما يفوض المدقق عملا ما لمساعديه يبقى مسؤولا عن تكوين الرأي والتعبير عنه وعليه ان يدير بحذر عمل مساعديه ويشرف عليهم ويعيد النظر فيه.
و-التوثيق ووضع التقرير:
على المدقق التوثيق في المسائل الهامة واعداد ملف متكامل عن مهمته مع احترام تام لمعايير التدقيق الدولية. كما عليه وضع تقرير يعبر بوضوح وصراحة عن رأيه حول المعلومات المالية. ويشير الرأي الذي يخلو من أي استثناء الى مطابقة البيانات المالية مع الوضع الحقيقي للمؤسسة وعندما يكون رأي المدقق متحفظاً او معاكساً يجب ان يشير في تقريره بصورة واضحة الى الأسباب التي أدت الى هذا الرأي. ومدى انعكاسها على البيانات المالية.
٨- حساب النتيجة
أ-تعريف حساب النتيجة
ان حساب النتيجة هو الحساب التي تتجمع فيه جميع الايرادات والمصروفات لتبيان فائض الايرادات على المصروفات او زيادة المصروفات على الايرادات فاذا زادت الايرادات على المصروفات سميت هذه الزيادة "الارياح الصافية"
واذا زادت المصروفات على الايرادات سميت هذه الزيادة "الخسائر الصافية"
ويطلق المحاسبون في الولايات المتحدة الاميركية على هذا الحساب اسم "ق
